Ai cũng biết để trở thành quản lý giỏi trong
bất cứ lĩnh vực nào cũng không phải điều đơn giản bởi cùng một lúc họ phải đảm
đương nhiều trọng trách khác nhau. Vấn đề của các tổ chức thường rất đa dạng và
phong phú, đòi hỏi họ phải nhanh chóng tìm ra giải pháp cho những khó khăn mà
doanh nghiệp gặp phải. Ken Blanchard từng nói rằng: “Làm một người quản lý thì
thước đo quan trọng không phải là điều gì sẽ xảy đến khi chúng ta có mặt mà điều
gì sẽ xảy ra khi chúng ta vắng mặt”. Để làm được điều này, bạn cần kỹ năng giao
việc cần thiết – một trong những yếu tố không thể thiếu của nhà quản lý hiện đại.
Và nếu như bạn đang mong muốn nắm rõ nghệ thuật ủy quyền ấy thì cuốn sách Người giỏi không phải là người làm tất cả của
Donna M. Genett chính là cuốn sách dành cho bạn.
Đôi điều về tác giả
Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về phát triển
tổ chức, đồng thời còn là chủ tịch của công ty GenCorp Consulting – một công ty
tư vấn hoạt động trên toàn nước Mỹ. Mười sáu năm qua, bà đã không ngừng cống hiến
để tạo nên những ảnh hưởng tích cực cho các tổ chức và sự nghiệp của các nhân
viên thuộc tổ chức đó. Những buổi hội thảo, nói chuyện sinh động của tiến sĩ
Genett về nghệ thuật lãnh đạo, ủy thác công việc, quản lý hiệu quả và xây dựng
đội ngũ làm việc đã đem lại cách nhìn mới cho rất nhiều người và làm thay đổi
cuộc đời họ.
Cuốn sách trình bày ngắn gọn và đơn giản những triết lý được rút ra từ
quá trình làm việc của bà với mong muốn giúp mọi nhà quản lý gặt hái được nhiều
điều sau khi đọc cuốn sách này. Từ đó, họ có thể vận dụng vào công việc để tạo
những thay đổi hiệu quả và làm cho quy trình tổng thể vận hành trơn tru hơn.
Chương 1: Câu chuyện về hai anh em Jones và
James
Để đơn giản hóa vấn đề, tác giả mở đầu cuốn sách bằng câu chuyện của hai
nhân vật Jones và James. Tuy không phải là hai anh em song sinh nhưng họ lại giống
nhau đến kì lạ: sinh cùng ngày, học cùng trường, làm việc cùng một công ty, ở
cùng một khu chung cư,… Công việc, gia đình, các mối quan hệ của cả hai đều rất
suôn sẻ cho đến khi họ cùng được cất nhắc lên chức quản lý. Trong khi James lúc
nào cũng bận tối mắt tối mũi với công việc xếp chồng như núi, không có cả thời
gian ăn sáng và nghỉ giải lao thì Jones dường như rất thoải mái trong công việc
của mình, anh đến công ty sau khi dùng xong bữa sáng, trở về nhà đúng giờ để ăn
cơm cùng vợ con,… Trước đây, khi chỉ phải lo phần việc của mình, James luôn
hoàn thành rất tốt. Thế nhưng, từ khi làm quản lý, anh phải có trách nhiệm đối
với hiệu quả làm việc của các nhân viên cấp dưới, đúng theo yêu cầu của công
ty. Càng ngày anh càng cảm thấy khó cộng tác với các nhân viên của mình. Dường
như họ không biết cần phải làm gì, và dù có biết họ cũng mất khá nhiều thời
gian để hoàn thành nó. Phần việc cộng thêm của một nhà quản lý có vẻ quá nặng nề
với James, nhiều lúc anh muốn buông bỏ tất cả. Thế nhưng sự cố gắng bấy lâu đã
níu anh lại. Anh nghĩ mình cần làm điều gì đó theo một cách khác, một điều gì
đó tốt hơn. Và anh quyết định tìm đến Jones – người bạn tri kỉ của mình.
Chương 2: James bắt đầu học cách ủy quyền
Sau khi hỏi Jones, James hiểu được rằng, cách để trở thành một nhà quản
lý hiệu quả là người quản lý và đội ngũ nhân viên phải biết chia sẻ công việc với
nhau. Để làm được điều này, trước hết, bạn phải biết đâu là điểm mạnh của nhân
viên. Sau đó, bạn cần hiểu rõ những sở thích và mục tiêu cá nhân của họ, rồi thảo
luận với họ, từng người, từng người một để có thể ủy thác công việc một cách hợp
lý nhất. Điều quan trọng, bạn phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân
chia công việc. Khi giao việc, bạn hãy nói rõ yêu cầu công việc và trao đổi cụ
thể với nhân viên để họ có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc nhất. Một
khi bạn có ý định thực hiện công việc ủy quyền, hãy suy nghĩ thật kĩ trước khi
giao việc cho bất kì ai, bạn phải biết mình mong chờ điều gì và đâu là kết quả
cần có? James đã thực hiện đúng như vậy. Kết quả mang tới thật đáng khả quan. Mọi
người đều hoàn thành công việc mà James giao phó. Chính James cũng cảm thấy tự
hào vì mình cùng nhân viên đã hoàn thành công việc thật tốt và anh dường như
trút bỏ được gánh nặng khổng lồ bấy lâu.
Chương 3: Thực hiện bước thứ 2
Tuần tiếp theo, công việc lại không được suôn sẻ như thế. Công việc đơn
giản đã được hoàn thành nhưng lại xuất hiện những việc khó hơn, phức tạp hơn.
James vẫn cố gắng giải thích cho nhân viên của mình. Họ vẫn thực hiện đúng như
vậy. Thế nhưng, khó khăn cốt lõi – điều khiến anh băn khoăn chính là nhân viên
của mình không hoàn thành đúng hẹn. Anh tìm đến Jones, anh nhận ra rằng, thì ra
vì quá chú tâm giải thích cho nhân viên công việc cụ thể họ cần phải làm mà anh
đã quên xác định thời hạn hoàn thành công việc cho họ. Khó có nhân viên nào có
thể hiểu được tầm quan trọng trong nhiệm vụ của họ khi không được nhắc đến. Vậy
là, anh nói chuyện cụ thể với nhân viên một lần nữa, đồng thời xác định thời hạn
cho họ. Mọi chuyện lại trở nên trôi chảy. Khối lượng công việc cũng giảm bớt.
Và giờ thì James cũng có được những ngày cuối tuần vui vẻ bên gia đình.
Chương 4: Tầm quan trọng của việc xác định thẩm
quyền
Bộ phận của James giờ đây đã bắt đầu một tuần làm việc mới với một tâm trạng hứng khởi, gương mặt ai cũng toát lên vẻ yêu đời. James biết rằng công việc còn lại sẽ khó khăn hơn trước. Đôi lúc, anh cảm thấy chán nản khi cứ phải chuẩn bị thật kĩ những yêu cầu công việc trước khi giao cho nhân viên của mình. Việc chuẩn bị này khiến anh nhiều lúc thiếu kiên nhẫn. Có lúc, anh vẫn muốn tự mình làm lấy mọi việc hoặc giao hẳn cho ai đó đáng tin cậy rồi mong chờ một kết quả tốt đẹp. Thế nhưng, anh đã biết hậu quả sẽ như thế nào khi làm như thế. Những lúc muốn từ bỏ, anh tự trấn an tinh thần mình rằng, có chuẩn bị kĩ lưỡng, công việc sẽ trôi chảy và ta sẽ cảm thấy vui hơn khi công việc được hoàn tất.
Tuy nhiên, khó khăn không dừng lại ở đó. Một nhân viên của anh – Josh đã
vượt quá giới hạn thẩm quyền của mình khi thực hiện những việc mà James đã
giao. Josh đã tự ý ra một quyết định mà chưa được sự cho phép của James. Điều
này không chỉ ảnh hưởng đến bản thân anh ta mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cả
bộ phận. James nhận ra rằng mình đã mắc một thiếu sót rất lớn khi không vạch rõ
phạm vi thẩm quyền của nhân viên trước khi giao việc. Thế nhưng làm thế nào để
xác định phạm vi thẩm quyền cho các nhân viên của mình? James đã suy nghĩ và tự
đề ra cho mình 3 điều:
1. Quyền đề nghị: Tìm ra những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất.
Áp dụng khi bạn cần thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định.
2. Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt
nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa. Áp dụng khi bạn
muốn người khác thông báo trước khi hành động để kịp thời ngăn chặn những rắc rối
có thể phát sinh.
3. Quyền hành động: Toàn quyền hành động đối với công việc được giao. Áp dụng khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng người ủy thác công việc và khả năng rủi ro xảy ra ở mức độ tối thiểu.
Kết quả là những chuyện như vậy không bao giờ lặp lại nữa. Phân công
công việc giúp James có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn. Nhờ vậy, anh có thể trò
chuyện với nhân viên của mình và hiểu rõ hơn khó khăn mà họ gặp phải. Áp lực
công việc trước kia bám chặt lấy anh giờ đã tan biến lúc nào không biết. Anh thực
sự cảm thấy thoải mái với phong cách làm việc mới mẻ và đầy hiệu quả này.
Chương 5: Một chút sai lầm cũng không hề gì
Cuộc sống vẫn luôn tồn tại vô số thử thách đang chờ con người đối mặt. Khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù mọi thứ đang dần đi vào ổn định nhưng đôi lúc, công việc của James vẫn gặp trục trặc. Lúc đó, anh lại tìm đến Jones, người bạn, người thầy của mình và lắng nghe những lời khuyên. Gần đây, dự án lớn của nhóm anh đã không thể hoàn thành đúng hẹn bởi có một số lỗi nhỏ xảy đến với nhân viên của mình. Đúng như lời Jones nói, anh đã không kiểm tra, giám sát nhân viên của khi họ thực hiện dự án. Điều này vốn là một giai đoạn cực kì quan trọng khi thực hiện những dự án lớn và phức tạp, thế nhưng James lại quên mất bước này. Trên thực tế, công việc kiểm tra đối chiếu phải được thực hiện một cách thường xuyên vào giai đoạn đầu của dự án. Sau đó, khi người ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc của mình và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của những lần kiểm tra, đối chiếu đó có thể giảm đi. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm soát được kết quả mong muốn và hạn chế tối đa các khả năng thất bại. Bước này sẽ giúp bạn chắc chắn rằng, công việc đang được triển khai đúng hướng.
Một thông tin quan trọng nữa dành cho nhà quản lý là khi nhân viên hoàn
tất bất cứ công việc nào bạn đã giao, hãy nhớ luôn lập một bản tổng kết công việc
với 3 vấn đề chính yếu: những điều đã hoàn tất tốt, những điều cần cải thiện và
những điều học được từ công việc. Việc tổng kết như vậy sẽ đem lại niềm vui cho
mọi người và đặc biệt hữu ích khi bạn đánh giá năng lực của bất kì cá nhân nào.
Đồng thời nó khiến công việc của bạn trở nên dễ dàng và trôi chảy hơn.
Chương 6: Áp dụng khi làm việc với sếp
James bận rộn đến nỗi không hề hay biết sếp đang quan sát mọi công việc
anh đang làm. Rất hài lòng với những gì anh làm được trong thời gian qua, ông
quyết định giao cho James một dự án mới. Tuy nhiên, anh vẫn chưa hiểu rõ sếp
yêu cầu anh điều gì và thời hạn hoàn thành ra sao. Anh băn khoăn nếu như mình hỏi
lại, sếp có đánh giá thấp năng lực của mình không? Và anh cũng tự hỏi, liệu nghệ
thuật ủy thác có thể áp dụng cả hai chiều với cấp trên và cả cấp dưới của mình?
Anh quyết định chấp nhận mạo hiểm. Anh nhờ sếp phân tích rõ hơn về công việc
mình phải hoàn thành. Khi mọi khúc mắc đã được giải quyết, James yên tâm nhận lấy
nhiệm vụ. Anh chắc chắn rằng mình sẽ thành công. Cuối cùng thì anh cũng tìm ra
được cách làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
Tổng kết lại, tác giả đem đến cho chúng ta 6
bước ủy quyền hiệu quả:
Bước 1: Chuẩn bị kĩ trước khi giao việc.
Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu của công việc. Yêu cầu người được ủy
thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng anh ấy/cô ấy đã thật sự
hiểu rõ công việc được giao.
Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.
Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể
sử dụng để hoàn thành công việc.
Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá
tiến độ và hướng dẫn nếu cần thiết.
Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành quả, thiếu
sót cần cải thiện và rút ra bài học nếu có.
Lời kết:
Biết cách ủy quyền chính là một trong những kỹ năng cơ bản nhất của một
người quản lý hiệu quả bởi nó không những giúp người ủy quyền thực hiện tốt
công việc quản lý mà còn giúp người được ủy quyền cảm thấy tự tin hơn trong
công việc. Nếu bạn mong muốn trở thành một nhà quản lý hiệu quả thì hãy tìm đọc
Người giỏi không phải là người làm tất cả
của Donna M. Genett. Mong rằng cuốn sách này sẽ giúp ích cho bạn trên bước đường
trở thành một nhà quản lý tài ba.
Review chi tiết bởi: Kim Chi - Bookademy
______________
Theo dõi fanpage của
Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy
Bạn đam mê viết lách, yêu thích đọc sách và muốn lan tỏa văn hóa đọc tới cộng đồng của YBOX.VN? Đăng ký để trở thành CTV Bookademy tại link: http://bit.ly/bookademy_ctv
(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ “Tên tác giả - Bookademy”. Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.
Cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả” mang đến cho độc giả cái nhìn mới về khái niệm “giỏi” trong môi trường làm việc và cuộc sống. Thay vì tán dương những cá nhân tự thân vượt qua mọi thử thách, cuốn sách này tập trung vào tầm quan trọng của làm việc nhóm cũng như nghệ thuật chia sẻ trách nhiệm.
Với tác giả, những người thành công nhất không phải là những người tự mình làm tất cả, mà là những người biết cách sử dụng tài năng của người khác để đạt mục tiêu lớn. Tác giả đã giải thích về sự cần thiết của hợp tác và chia sẻ công việc. Và còn nhấn mạnh rằng, mỗi người đều có những giới hạn riêng về thời gian, năng lượng cũng như khả năng. Khi gánh vác mọi thứ một mình, ta sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng kiệt quệ, mất tập trung và thậm chí có thể đánh mất cơ hội phát triển của bản thân.
Chúng ta có thể học hỏi từ các doanh nhân, nhà lãnh đạo và thậm chí những người thành công trong cuộc sống cá nhân. Họ đã học cách phân bổ công việc và tận dụng đội ngũ xung quanh để đạt được mục tiêu chung. Từ đó, chúng ta học được cách từ bỏ thói quen “làm tất cả” bằng cách tìm hiểu bản thân, xác định thế mạnh và điểm yếu của mình, cùng học cách hợp tác một cách chủ động và có chiến lược. Để tận dụng năng lực chung của tập thể để hướng tới đạt kết quả tốt nhất trong công việc, trong cuộc sống.