Truyền Đạt Ngắn Gọn Bắt Trọn Người Nghe Reviews

Những điều mấu chốt trong các phương thức giao tiếp đúng đắn – từ ý thức cố gắng để đưa ra thông điệp rõ ràng, rành mạch, đến nghe một cách thận trọng và kĩ càng, đến giữ lịch sự và không công kích kể cả khi hai bên bất đồng ý kiến – là để thể hiện chúng ta quan tâm đến và tôn trọng góc nhìn của đối phương. Chúng ta cũng mong đợi điều tương tự từ họ, và khi chúng ta nghĩ rằng mình không được tôn trọng, chúng ta sẽ cảm thấy hằn học và đau khổ (Reis & Patrick, 1996). Vì lẽ đó, sự công nhận đối phương, nhận thấy ý kiến chính đáng của họ và biểu đạt sự tôn trọng tới vị trí của họ là điều chúng ta muốn đạt được trong những mối quan hệ.

Công nhận không nhất thiết là phải đồng ý. Chúng ta có thể giao tiếp với sự tôn trọng và thừa nhận quan điểm của đối phương mà không cần phải đồng ý với điều đó. Sự tôn trọng ý kiến của đối phương không làm chúng ta trở nên giả tạo hay thiếu quyết đoán, khi chúng ta không đồng tình với họ.

Tuy nhiên, nếu cuộc trò chuyện quá gay gắt và đối lập thì dù chúng ta làm tất cả mọi điều trên để nghe và nói một cách hiệu quả cũng chưa chắc đạt được kết quả tốt. Thật khó lòng giữ bình tĩnh và thả lỏng khi mà đối phương cứ coi thường hay đối chọi với chúng ta, và những người hay nhạo báng hoặc khinh thị đối phương thường sẽ nhận về những phản ứng khó chịu và cáu kỉnh. Khi chúng ta không hài lòng về đối phương, chúng ta thường sẽ nhốt mình vào những tác động tiêu cực qua lại, khi mà cả hai bên đều có những suy nghĩ coi thường lẫn nhau và xem nhẹ những điều đối phương cần biểu đạt (Levenson et al., 1994).

Thật ra, dập tắt những vòng lẩn quẩn gây gổ, cãi vã là điều tốt, nhưng không dễ dàng gì. Mặc dù việc sử dụng câu bày tỏ XYZ hay lắc nghe chủ động có thể giúp ta tránh khỏi những cuộc đấu khẩu gay gắt từ đầu, nhưng khi ta đang giận dữ thì hiếm ai mà nghĩ đến việc dùng chúng cả . Khi mà ta nổi giận và đang căm ghét đối phương, muốn chống đối, hoặc chỉ muốn dập bẹp đối phương, thật khó để mà vận dụng câu bày tỏ.

Chúng ta có hai nhiệm vụ quan trọng khi ta là người nhận những thông điệp từ người khác: 

Thứ nhất, đó là phải hiểu chính xác điều mà đối phương đang muốn nói.

Thứ 2 đó là biểu đạt được sự chú ý và sự nhận thức đến đối phương để họ biết rằng ta quan tâm những điều họ nói đến. 

Để làm được điều này, chúng ta có thể diễn giải lại thông điệp bằng lời của mình, và để đối phương xác nhận xem có đúng đó là ý của họ hay không. Bằng cách này, người trong cuộc tranh cãi sẽ không cho rằng mình hiểu ý đối phương và phản hồi lập tức mà họ phải dừng lại để kiểm tra xem họ có nhận thức đúng ý đó hay không qua việc diễn giải lại nó. Cách này tuy nghe có hơi kì quặc, nhưng nó là một cách làm tuyệt vời để tránh những cuộc tranh cãi vì những hiểu lầm không đáng có về sau. Khi một cuộc trò chuyện hay tranh luận trở nên căng thẳng, diễn giải lại ý đối phương có thể giúp nó không vượt khỏi tầm kiểm soát.

Khi phàn nàn về điều gì ở đối phương, chung ta nên chỉ thẳng ra hành vì nào đã khiến ta khó chịu. Đây gọi là miêu tả hành vi, điều này không chỉ giúp chúng ta cho đối phương biết chúng ta đang nghĩ gì, mà còn giúp giữ cuộc tranh cãi gói gọn trong việc sửa chữa hành vi, một thứ dễ dàng thay đổi hơn nhiều so với tính cách. Một sự miêu tả hành vi đúng chỉ ra sự kiện cụ thể chứ không nên khái quát hóa; vì vậy không nên dùng những từ "luôn luôn" hoặc "không bao giờ".

Chúng ta cũng nên sử dụng câu bày tỏ tôi khi muốn bày tỏ cảm xúc của mình. Chúng ta mở đầu câu bằng "Tôi" và theo sau đó là mô tả lại một phản ứng xúc cảm cụ thể nào đó. Mẫu câu này buộc chúng ta phải xác nhận lại cảm xúc của chính mình, từ đó giúp ta điều khiển và thấu hiểu cảm nhận của mình thay vì chỉ tập trung vào đối phương. 

Khi tranh cãi, họ phản ứng lại những lời than phiền bằng cách mỉa mai một cách khinh bỉ và coi thường, và thay vì sửa chữa vấn đề, họ làm cho nó trở nên tệ hơn (Gottman & Levenson, 1992). Những cuộc tranh cãi kiểu này thường bắt đầu bằng sự chỉ trích nhằm vào nhân phẩm hay tính cách của đối phương thay vì chỉ ra hành vi nào đã gây nên vấn đề. Ví như, thay vì nói "Anh không bằng lòng việc em để khăn ướt xuống sàn," thì người chỉ trích sẽ nói rằng "Em thật là một đứa ăn ở nhếch nhác!" Sự coi thường được biểu hiện bằng lăng mạ, nhạo báng, hoặc chế giễu cũng xuất hiện trong những tranh cãi này. Để phản ứng lại với những tấn công kiểu này, đối phương thường trở nên phòng thủ; thay vì nhận lấy sự than phiền và tìm cách sửa chữa, người bị tấn công sẽ tìm cách bào chữa, hoặc lại trách ngược lại (công kích chéo), hoặc tấn công ngược lại để tự bảo vệ mình. Tự xây tường bao bọc mình cũng là một điều thường thấy, nhất là ở phái nam, họ phản ứng lại bằng cách im lặng như cục đá (Christensen et al., 2006). Nhiều người cho rằng đây là cách hay để chấm dứt một cuộc cãi nhau, nhưng thực chất không hẳn là như thế. Sự phớt lờ có thể khiến người còn lại trở nên bực mình (Williams, 2007). 

Nhiều người thường tự suy diễn ý của đối phương (mà khi suy diễn thì lại hay đi theo hướng xấu nhất) chứ không hỏi lại xem đối phương thực ra đang muốn nói đến cái gì. Một khía cạnh của việc này là đọc suy nghĩ, đó là khi họ cho rằng họ hiểu suy nghĩ, cảm xúc, và ý kiến của đối phương mà không cần phải hỏi. Trong mối quan hệ thông thường, quả thật có nhiều người rất hiểu ý đối phương, nhưng đối với các cuộc cãi nhau, người ta thường hiểu theo cách tiêu cực, mặc dù có thể ý đối phương là tích cực, hoặc chẳng có ý gì cả. Ví dụ như, "Anh nói vậy để chọc tức em đó à, tại hôm qua em lỡ làm anh giận chứ gì?" Và đôi khi họ lại chặn ngang khi người khác nói chỉ để bày tỏ sự không đồng tình, mà không cho họ cơ hội nói hết ý của họ. Trong khi cự cãi, thay vì lắng nghe ý kiến của đối phương, họ lại đi tìm những phần sai sót để tấn công vào. Đây gọi là ừ - nhưng mà, "Ừ, mình có thể thử cái này, nhưng mà không được việc gì đâu, tại vì…" Thêm nữa là khi tranh cãi, họ hay công kích chéo, mà bỏ qua vấn đề người kia đang nói đến, tức là khi bị than phiền, thay vì nhìn nhận vấn đề, họ bật lại bằng một câu than phiền khác. "Anh không thích em chất chén dĩa dơ đầy bồn rửa chén như kia", "Vậy à, còn em thì không chịu nổi việc anh vứt quần áo đầy sàn như kia!"

Bạn đã có một giọng nói hay rồi thì kỹ năng truyền đạt thông tin cần học nhất là nói chính xác, ngắn gọn, súc tích. Theo tục ngữ Pháp, "người kiến thức ít thì thích nói nhiều. Người kiến thức nhiều thì thường nói ít". Câu tục ngữ cũng phần nào cho thấy, khi bạn biết cách gói gọn thông tin một cách ngắn gọn nhất, diễn tả chính xác những gì cần thảo luận sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong bạn. Nói đủ ý không rườm rà lan man sẽ tốt hơn nhiều so với việc bạn nói quá nhiều mà vẫn chưa truyền tải được thông điệp.

Bạn nên chú ý và ghi nhớ điều này nếu muốn đạt được kỹ năng truyền đạt thông tin hiệu quả nhất. Khi chúng ta nói chuyện, nếu bạn nói quá nhiều và lan man sang những chuyện không liên quan đến chủ đề mục đích của cuộc giao tiếp đang nói thì người đối diện sẽ không thích nghe, không hiểu thông điệp bạn muốn nói, thậm chí đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của bạn. Vậy nên dù ngôn ngữ có phong phú đến đâu cũng không nên lạm dụng “Tham thì thâm.”

Không nói giọng địa phương là một trong những kỹ năng truyền đạt thông tin đầu tiên bạn nên biết. Bởi hiệu quả giao tiếp tốt nhất là khi bạn nói giọng phổ thông, sử dụng ngôn ngữ phổ thông mà tất cả mọi người đều hiểu. Nên hạn chế sử dụng âm điệu và ngữ điệu địa phương vì nó có thể gây khó hiểu cho người nghe trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin tốt nhất.

Một trong những kỹ năng truyền đạt thông tin cần rèn luyện đó là nói chuyện rõ ràng, mạch lạc. Để rèn luyện kỹ năng mềm này, bạn cần tập phát âm đúng, tự chủ âm lượng và tốc độ nói, mô tả thông tin có trật tự, sắp xếp từ ngữ đơn giản, không quá phức tạp và quan trọng là phải nói chuyện tự nhiên. Điều này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách tốt nhất.

Ngày nay, có vô số video truyền cảm hứng của các diễn giả nổi tiếng trên thế giới trên các nền tảng trực tuyến. Bạn có thể quan sát xem họ đang thể hiện mình như thế nào: cách ăn mặc, giọng nói, tốc độ nói, chủ đề,... Hãy làm một danh sách những gì bạn muốn bắt chước và bắt đầu luyện tập. Bạn cần phải luyện tập để có thể thành thạo các kỹ thuật trong truyền đạt thông tin đồng thời loại bỏ những thói quen xấu, cải thiện kỹ năng thuyết trình tích cực hơn.

Rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin không phải là việc mà bạn có thể thành công trong ngày một ngày 2. Bạn nên bắt đầu từ những điều đơn giản nhất với chỉ 1 - 2 người nghe và mở rộng dần ra. Dù không đơn giản nhưng nếu kiên trì, bạn nhất định sẽ thành công.

Ngôn ngữ cơ thể cũng có tác động mạnh mẽ đến khả năng truyền đạt thông tin của bạn. Việc bạn trùng vai, cho tay vào túi quần hay nhìn xuống sàn nhà có thể khiến bạn cảm thấy an toàn hơn. Tuy nhiên, đây lại là những hành động bạn cần phải tránh nếu như muốn giao tiếp một cách hiệu quả. Xuất hiện một cách thoải mái và tự tin sẽ có lợi hơn rất nhiều. Bạn có thể thấy các chính trị gia nổi tiếng đều xuất hiện với một trạng thái hoàn toàn thoải mái và tự tin, họ phát biểu chậm rãi và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách rất tự nhiên.

Sẽ là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm nếu như bạn cố gắng nghĩ xem mình sẽ phản ứng như thế nào thay vì chú ý lắng nghe những gì mà đối phương đang trình bày. Chỉ khi thực sự chú tâm vào những gì họ nói, bạn mới có thể biết được ý tưởng, mục đích thực sự của họ là gì. Từ đó có thể đưa ra câu trả lời hoặc lời khuyên hữu ích. Vì vậy, kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng để tạo nên sự thành công của quá trình truyền đạt thông tin.

Để rèn luyện kỹ năng này, bạn có thể:

3.1. Cố gắng chú tâm vào câu chuyện

Hãy tập trung hoàn toàn sự chú ý vào người nói:

Nhìn về phía họ.

Đừng nghĩ về câu trả lời khi mà họ đang nói.

Phân tích điệu bộ, cử chỉ của họ.

Tránh làm gián đoạn người nói bởi những gì diễn ra xung quanh bạn.