[Tóm Tắt & Review Sách ] “100+ Chỉ Số Xây Dựng Kpi Cho Doanh Nghiệp”: Khát Vọng Nâng Tầm Tri Thức Reviews

100+ KPI chỉ số xây dựng cho doanh nghiệp, một lần nữa nói về ý nghĩa và tầm quan trọng của KPI, đồng thời giới thiệu và hướng dẫn cho bạn đọc cách sử dụng 100 chỉ số KPI phổ biến, hỗ trợ cho các tổ chức trong việc xây dựng, triển khai và sử dụng hiệu quả các thước đo mục tiêu trọng yếu này. Bạn có thể sử dụng cuốn sách này như một cuốn từ điển hoặc một bản thuật ngữ để tra cứu KPI. Thông qua nội dung của cuốn sách bạn sẽ có cái nhìn tổng quát về quản trị kinh doanh, cũng như một cơ hội để những người có kinh nghiệm về quản trị kinh doanh đánh giá lại kiến thức của mình hoặc thu thập thêm những điều thông tin mới.

TÁC GIẢ CỦA QUYỂN SÁCH?

Globis được thành lập vào năm 1992, trường đã và đang phát triển thành trường kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau với tầm nhìn: tạo ra một hệ sinh thái bao gồm “con người”, “tiền bạc”, “trí tuệ” liên quan đến kinh doanh sáng tạo và chuyển đổi xã hội.

Tsuyoshi Shimada là giám đốc phòng sản xuất Globis, giáo sư trường kinh doanh Globis, cử nhân ngành khoa học và hoàn thành chương trình thạc sĩ ngành khoa học tại trường đại học Tokyo. Ông gia nhập Globis sau khi làm việc tại công ty tư vấn chiến lược và một công ty sản xuất nước ngoài. 

KPI là gì?

KPI - Chỉ số đo lường mức độ đạt được mục tiêu

KPI là chỉ số đo lường giúp tổ chức và cá nhân đánh giá kết quả hoạt động có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. Không chỉ có các số liệu tài chính như doanh thu và tỷ suất lợi nhuận, mà ngay cả các chỉ số về mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ sản phẩm lỗi cũng được sử dụng làm KPI.

Tùy theo chiến lược của doanh nghiệp hay từng vị trí cụ thể mà lựa chọn các KPI với mức độ quan trọng khác nhau.

Ngoài ra KPI theo nghĩa hẹp đôi khi sử dụng tương đương với KGI ( Key Goal Indicators ). Trong một doanh nghiệp, cây chi đây là những con số gần với mục tiêu cuối cùng nhất, cụ thể là doanh thu và tiện lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong cuốn sách này những KGI như vậy được đưa vào thảo luận với ý nghĩa như một KGI hay nói cách khác trong phạm vi cuốn sách này thì KPI được nhìn nhận và xem xét theo nghĩa rộng.

KPI có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực

KPI có thể được áp dụng cho bất kỳ hoạt động nào liên quan đến con người, ngay cả khi tổ chức và những cá nhân không phải doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận. Ví dụ, nếu là chủ nhiệm lớp của một trường tiểu học công lập, bạn có thể sử dụng chỉ số tỷ lệ đúng là trong đó, tỷ lệ sinh ở lại đó, số giờ tăng ca trung bình của giáo viên, và tỷ lệ một kỳ của giáo viên như một KPI quan trọng để biết được trường học có đang quản lý đúng cách hay không.

Vào thời điểm tôi viết cuốn sách này phải kết quả cuối cùng vẫn chưa công bố, nhưng có thể nói đây là một điểm cần được lưu ý khi chúng ta còn nhìn lại cu và nhược điểm của những chính sách đó sau một vài: 

Lợi ích khi áp dụng KPI

Định lượng hóa các kết quả rất quản lý dễ dàng hơn.

Cơ sở của phân tích là so sánh, và điều quan trọng là việc thiết lập - đo lường KPI, so sánh chúng với mục tiêu phù hợp và sử dụng chúng để tìm ra và giải quyết vấn đề. Đặc biệt có một số tài sản tiêu chuẩn mà bạn đọc nên lưu ý: 

• So sánh theo thứ tự thời gian (bao gồm so sánh với cùng kỳ năm trước).
• So sánh giữa các phòng ban, bộ phận phải so sánh với công ty đối thủ trong ngành (bao gồm cả so sánh với mức trung bình nội bộ và mặt bằng chung của ngành).
• So sánh giữa các mục tiêu.

Cải tiến liên tục chu trình PDCA

PDCA (Plan - Do - Check - Action) là một công cụ đơn giản nhưng mang lại hiệu quả trong hoạt động quản lý. Chu trình PDCA càng được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm túc ken mang lại hiệu suất cao. Trong chu trình PDCA, hai bước “Check” và “Action” thường là những giai đoạn có xu hướng bị bỏ qua nhiều nhất. Lý tưởng nhất là nên triển khai chung với mục tin nhắn hẹn ở cấp độ cá nhân, và thực tiễn chu trình PDCA phân bố đồng đều trong tổ chức theo trạng thái lồng hộp.

Thu hút sự chú ý của tất cả mọi người phải đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động

KPI cô phải quay được thế mạnh khi kết hợp với việc áp dụng các phương pháp quản trị mới là tổ chức, chẳng hạn như chiến lược phát triển. Ví dụ một doanh nghiệp luôn chú trọng vào doanh thu lại đưa phương châm là nội hiện hóa bộ phận hỗ trợ khách hàng với mục tiêu hướng tới tỷ suất lợi nhuận cao, và nhấn mạnh vào lợi nhuận hơn doanh thu. Như vậy thì các KPI thường được chú trọng cũng sẽ thay đổi. Do đó, mặc dù doanh thu lúc đó khi đó vẫn còn là một KPI quan trọng, nhưng theo chiến lược mới gì ngoài danh thu còn có cả lợi dụng và doanh thu của bộ phận hỗ trợ khách hàng, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng sẽ được trở thành một KPI quan trọng.

Để thúc đẩy mọi người hướng tới chính sách mới, điều quan trọng không chỉ là lựa chọn mãi vẫn chỉ số KPI nào mà có thể đạt được là mục tiêu KPI đó là bao nhiêu. Theo lý thuyết, nên đặt mục tiêu ở mức bạn có thể hoàn thành bằng sự khéo léo và nỗ lực.

Chúng ta đổi hãy mạnh dạn đặt những mục tiêu cao khoác nhìn trông có vẻ rất vô lý. Đó có thể là việc giảm số nhân viên kinh doanh xuống còn một phần ba, vậy mà vẫn đạt được mức doanh thu như năm trước. Đây là một phương pháp phù hợp dành cho những ai dám đổi mới và mạo hiểm, điều này có tác động tích cực đến việc tạo ra những ý tưởng sáng tạo.

Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng KPI

• Cân bằng các chỉ số KPI
  

Nếu việc đánh giá và thiết lập KPI không được thực hiện một cách cân bằng, nó có thể khiến cho mọi người hành động sai hướng, đặc biệt là trong trường hợp đã vạch ra định hướng mong muốn.

Thông thường, người ta sẽ thiết lập “không quá ít cũng không quá nhiều” KPI, đồng thời thông qua việc giao tiếp hằng ngày để khuyến khích và thúc đẩy nhân viên thực hiện các hành động và cấp trên mong muốn.

• Chi tiết hóa chỉ số KPI ở mức độ thích hợp.

Bạn nên lưu ý cả hai khía cạnh này đồng thời tiến hành đo lường thường xuyên và cân bằng giữa các KPI:

• Chia nhỏ KPI: mô hình phép cộng và phép nhân

Phương án để xử lý hiệu quả một mảng KPI lên đó là chỉ nó thành cái cây đi ăn nhậu một chai rượu hình đẹp cho nên tầm quan trọng hàng đầu, qua đó có thể dễ dàng trong việc phân tích hoặc đo lường mỗi cách xuyên mỗi khi có nhu cầu. Một ít cho việc phân tích quy trình và phân tích trạng thái của khách hàng.

• Chia nhỏ KPI: Loại quy trình (Mô hình phễu)

Người ta cũng gọi nói là “chia ra để hiểu”. KPI để giải quyết vấn đề phải càng chi tiết càng tốt, hoặc hiệu quả nhất làng luôn ở trong tình trạng có thể đo lường và phân tích được khi cần thiết.

• Không để rơi vào tình trạng đặt KPI lên hàng đầu 
  

Quản lý sử dụng mặc dù quản lý sử dụng KPI sẽ có thể mang lại hiệu quả, nhưng không nên quá coi trọng KPI. Tuy KPI có thể trở thành mục đích trong số một số trường hợp, nhưng sau tất cả chúng vẫn là một phương tiện để phục vụ công việc. Việt phương tiện trở thành một đất, hoặc phương tiện kiểm soát mục đích đều là điều không mong muốn.

Những tiêu chuẩn vàng hơn được biểu thị bằng các con số. Nhưng cô xóa đi một mình không thể hiện cao thấp rõ ràng phải giờ đó nó có thể khiến cho người ta dễ mất kiểm soát và trở nên có cảm giác của trọi hay thua kém so với người khác. Vì vậy khi kết hợp kết KPI cần phải chú ý đến ảnh hưởng tiêu cực của những kết quả biểu thị thông qua những con số.

• Phải mạnh mẽ để nhận ra rằng KPI là thanh kiếm sắc bén cần cẩn thận khi sử dụng.
  

Doanh Thu

Doanh thu nói đến ở đây bao gồm tổng ksố tiền thu được từ khách hàng do tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ. Đây là một số liệu quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh.

• Công thức tính
  

Kết quả có thể lấy được từ các tài liệu nội bộ. Có thể dễ dàng nắm được số liệu về tổng doanh thu của các công ty khác.

• Cách sử dụng
  

Doanh thu mục tiêu sẽ được thiết lập sau khi xem xét một cách cân đối môi trường kinh doanh tức là điều kiện thị trường, môi trường cạnh tranh và nguồn lực kinh doanh của công ty.

Vào thời điểm đưa ra doanh thu mục tiêu, việc phân chia thành nhiều KPI cấp thấp để tạo ra triển vọng cũng không phải là hiếm.  Doanh thu là mục tiêu quan trọng nhất ngay cả đối với KPI được triển khai ở cấp độ cá nhân, như nhân viên kinh doanh và nhân viên tiếp thị. Nhân viên kinh doanh không đạt được doanh số thông thường sẽ được cấp trên hướng dẫn để sớm tìm ra nguyên nhân và nâng cao số lượng.

• KPI liên Quan
  

Số lượng đơn hàng, Tỷ lệ tăng trưởng doanh số, Tỷ lệ nợ xấu, Thị phần. 

Thị Phần 

 Là tỷ lệ chiếm hữu sản phẩm và dịch vụ của công ty trên thị trường. Nó có thể được thể hiện dưới số lượng hàng hoá hoặc số tiền. 

• Công thức tính 
  

Số lượng sản phầm và dịch vụ công ty + số lượng trên toàn thị trường 

hoặc, 

Doanh thu sản phầm và dịch vụ công ty + Doanh thu trên toàn thị trường.

• Cách sử dụng KPI 
  

Đối với thị phần dựa trên nền tảng tăng doanh thu, quy mô thị trường x thị phần công ty = doanh thu công ty, vì vậy thị phần mục tiêu sẽ có mối quan hệ cực kỳ chặt chẽ với doanh thu mục tiêu. Trường hợp toàn bộ quy mô cực kỳ chặt chẽ với doanh thu mục tiêu. 

Thông thường, chúng ta sẽ quyết định trước mục tiêu bán hàng, nhưng đôi khi thị phần mục tiêu cũng được xác định trước. Điều đó xảy ra khi thị phần là một yếu tố quan trọng đối với các mục tiêu đang ở vị trí thứ nhất trong ngành thì cũng có thể được sử dụng để quảng bá hình ảnh “ sản phẩm tiêu chuẩn hàng đầu tại thị trường”. Vì vậy, thị phần mục tiêu có thể được quyết định trước sau khi cân nhắc đến vị thế hiện tại so với đối thủ cạnh tranh.

• KPI Liên Quan 
  

Doanh thu, Thị phần tương đối.

Tỷ lệ trải nghiệm sử dụng

Tỷ lệ trải nghiệm của khách hàng đã sử dụng các sản phảm và dịch vụ từ công ty. Trong một số trường hợp, nó được gọi là tỷ lệ trải nghiệm dùng thử.

• Đối tượng nhận trách nhiệm KPI 
  

Giám đốc sản phẩm, nhân viên phụ trách tiếp thị.

• Cách sử dụng 
  

Tỷ lệ trải nghiệm sử dụng không phải là thứ được xem xét riêng biệt mà còn là một con số thường xuyên được nghiên cứu và thảo luận cùng với tỷ lệ nhận biết và ý định mua hàng. 

Sự cân bằng với ý định mua hàng cũng rất quan trọng. Ngay cả tỷ lệ trải nghiệm sử dụng là 30%, vẫn có sự khác biệt lớn giữa ý định mua là 90% và 10%. Do đó, chúng ta nên tập trung vào việc tăng độ hấp dẫn và sức cạnh tranh của sản phẩm.

Tỷ lệ nhận biết và tỷ lệ trải nghiệm sử dụng đều là những chỉ số quan trọng để so sánh với các sản phẩm cạnh tranh. Mặc dù tỷ lệ trải nghiệm sử dụng tương đương với sản phẩm cạnh tranh, nhưng thị phần chỉ bằng một nửa thì sẽ dự đoán được có nguyên nhân nào đó ảnh hưởng. Theo nghĩa đó, có thể nói nó là một chỉ số đòi hỏi sự nghiên cứu so sánh về nhiều mặt.

Doanh thu trên mỗi đơn vị diện tích

là doanh thu tương ứng với một đơn vị diện tích (phạm vi cuốn sách này sử dụng tsubo - đơn vị đo lường của Nhật Bản.

• Công thức tính
  

Doanh thu / Mặt bằng chuỗi cửa hàng (địa điểm bán).

• Cách sử dụng 
  

Diện tích mặt bằng của một cửa hàng cụ thể thường không thay đổi nhiều nên chỉ số này được xem xét và giám sát cẩn thận, đặc biệt là khi mở một cửa hàng mới người ta thường xem xét đồng thời doanh thu mục tiêu và diện tích sàn của cửa hàng.

Điều khó khăn ở đây là khi mở một cửa hàng với cách kinh doanh mới. Thông thường, trong những trường hợp như vậy, chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu từ các công ty khác trong cùng ngành. 

Sau khi chính thức bắt đầu kinh doanh, các giá trị mục tiêu sẽ tiếp tục thay đổi dựa trên lượng khách hàng và xu hướng bán hàng. Ngoài ra, thông thường có thể nắm bắt doanh thu theo từng sản phẩm, nên có thể doanh thu trên mỗi tsubo cao hơn nữa bằng việc thay đổi cách xử lý các dòng sản phẩm có doanh thu thấp trên mỗi tsubo. 

• KPI liên Quan 
  

Diện tích cửa hàng, Lợi nhuận gộp trên mỗi đơn vị diện tích, Số lượng hàng tồn kho trên mỗi đơn vị diện tích.

Kì hạn đặt hàng 

Là khoảng thời gian cần có để nhân viên kinh doanh chốt được đơn hàng. Kì hạn này được tính bắt đầu từ giai đoạn nào sẽ khác nhau tuỳ từng doanh nghiệp.

• Đối tượng nhận trách nhiệm 
  

Người giám sát kinh doanh, nhân viên kinh doanh.

• Cách sử dụng 
  

Khi nhân viên kinh doanh phải chịu áp lực đánh giá cuối cùng, họ sẽ đặc biệt chú trọng vào số lượng đơn hàng, doanh thu và lợi nhuận gộp. Do đó, thời gian kinh doanh ngắn thường không phải là một vấn đề đáng bận tâm. Tuy nhiên, nếu chỉ tiêu này được rút ngắn là nhờ kết qủa kinh doanh hiệu quả, và vì thế mà số tiền đặt hàng tăng lên thì điều này nên được ghi nhận.

Ngoài ra, các yếu tố bên ngoài như suy thoái kinh tế cũng có thể kéo dài con số này. Nó có thể không phải là một KPI quan trọng nhất, nhưng chúng ta vẫn nên đo lường nó và thực hiện so sánh theo trình tự thời gian.

Xét trên toàn bộ phận, nếu thời gian kinh doanh quá dài, mức chính xác sẽ giảm và khó đưa ra dự đoán về đơn hàng, đây là một tác động tiêu cực.

Tỷ lệ duy trì giá ( tỳ lệ chiết khấu )

Là con số thể hiện giá bán thực tế so với giá niêm yết.

• Công thức tính
  

Doanh thu/ Tổng giá niêm yết của sản phẩm đã bán.

• Cách sử dụng 
  

Về đặt KPI này như thế nào phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh nếu muốn duy trì hình ảnh khác biệt bằng cách bán giá cố định thay vì nâng cao số lượng, thì ta có thể thiết lập một con số gần với 100%. Mặt khác, trong trường hợp một số quyền quyết định được chuyển giao cho nhân viên kinh doanh, cũng có thể thiết lập con số 90% cho cả năm.

Nếu có nhân viên kinh doanh tự tiện giảm giá cần giải thích cho họ hiểu rằng giữ nguyên gía là cách duy nhất để cải thiện tỷ suất lợi nhuận, và nếu muốn giảm giá cần phải thực hiện theo chính sách như xin ý kiến của cấp trên. 

Ngoài ra, trường hợp nhân viên kinh doanh có tỷ lệ duy trì giá hơi thấp nhưng thay vào đó lại có lợi nhuận cao thì cần xem xét việc thay đổi giá trị mục tiêu của KPI ban đầu.

• KPI liên Quan
  

Doanh Thu, Lợi nhuận gộp, Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.

Review chi tiết bởi: Tấn Tài - Bookademy

Hình Ảnh: Tấn Tài 

--------------------------------------------------

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ "Tên tác giả - Bookademy." Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.