Tất Tần Tật Về Quản Lý Dự Án Reviews

Nếu bạn đang có một dự án cần thực hiện và phải đảm bảo cho nó đi đúng hướng, nhưng khổ nỗi thay bạn lại chưa biết mình cần phải làm gì để chắc chắn mọi thứ diễn ra suôn sẻ và dự án hoàn thành tốt đẹp thì đó chính là lúc bạn cần đến cuốn sách Tất tần tật về quản lý dự án (Project Management Step By Step) của tác giả Richard Newton. Cuốn sách như cuốn hồng bảo thư cho những nhà quản lý dự án, là một bản hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện một dự án từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc, đưa nhà quản lý đi qua tất cả các giai đoạn trong chu kỳ của một dự án. Cuốn sách giải thích những điều cơ bản trong quản lý dự án theo cách đơn giản và thiết thực nhất. Và không chỉ vậy, cuốn sách còn đưa ra các thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý dự án để những người nhập môn có thể nắm bắt và hiểu rõ hơn về lĩnh vực này.

Richard Newton hiện đang điều hành hai doanh nghiệp: Công ty tư vấn Enixus – chuyên hỗ trợ và hướng dẫn các tổ chức thực hiện dự án lớn và chuyển đổi mô hình và Công ty Enixus Development – chuyên hỗ trợ phát triển năng lực và cung cấp các trò chơi thương mại trong lĩnh vực dự án và quản lý sự thay đổi.

Newton cũng là một diễn giả xuất sắc, một nhà tư vấn đáng tin cậy, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý dự án. Ông làm việc trong nhiều nhóm dự án khác nhau với tư cách là một nhà quản lý dự án hay nhà tài trợ trong suốt 30 năm qua. Newton đã viết 16 cuốn sách, và Tất tần tật về quản lý dự án là một trong những tác phẩm hàng đầu của ông.

Richard Newton đặc biệt ủng hộ những phương pháp triển khai dự án đơn giản nhưng thiết thưc, và điều này được thể hiện rõ trong Tất tần tật về quản lý dự án. Và bây giờ, hãy cùng xem Richard Newton định hướng chúng ta quản lý dự án như thế nào!

Hiểu những vấn đề cơ bản

Dự án là gì? Thực chất nó là một khái niệm rất đơn giản. Về cơ bản, đó là một nhiệm vụ có điểm kết thúc mong đợi. Thuật ngữ “Dự án” thường được dùng để chỉ những công việc có độ phức tạp nhất định. Các dự án thực hiện một mục tiêu rõ ràng được xác định trước đó, trong một khoảng thời gian dự kiến với chi phí dự kiến. Dự án hoàn thành sẽ mang lại thay đổi nào đó, ví dụ một tòa nhà được xây xong hay một sản phẩm mới được ra mắt thị trường.

Vậy thì quản lý dự án nghĩa là sao? Nó là một hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo các dự án được hoàn thành và đạt đến điểm kết thúc (ví dụ: xây xong nhà, launching thành công sản phẩm mới) theo đúng như dự đoán, tức là theo đúng chi phí và thời gian dự kiến.

Với tư cách là nhà quản lý dự án, bạn cần hiểu được những nhiệm vụ sau:

• Đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng về lý do thực hiện dự án và kết quả mà dự án sẽ mang lại
• Lên kế hoạch cho dự án để biết thời gian và kinh phí thực hiện
• Quản lý dự án để đảm bảo rằng khi dự án triển khai, các mục tiêu đề ra sẽ đạt được trong khoảng thời gian và kinh phí đã ấn định
• Hoàn thành dự án một cách hợp lý để chắc chắn rằng kết quả mà dự án tạo ra đạt được chất lượng như mong đợi và hiệu quả như yêu cầu

Dự án được thực hiện bởi có người muốn nó được thực hiện – được gọi là khách hàng của dự án. Đó có thể là chính bạn, là cấp trên, là ai đó muốn mua sản phẩm & dịch vụ của bạn hoặc bất kỳ ai khác bạn làm cùng. Khách hàng có thể là một người hoặc một nhóm người. Khi thực hiện dự án, bạn phải biết khách hàng là ai và làm việc chặt chẽ với họ. Khách hàng sẽ tham gia vào việc xác định lý do thực hiện của dự án và kết quả của dự án, giúp bạn tiếp cận các nguồn lực như con người, tiền bạc,… và đưa ra nhiều quyết định khác nhau trong suốt chu kỳ của dự án.

Có một cụm từ mà những nhà quản lý dự án và người tham gia thường sử dụng: “Bàn giao dự án”. Đó đơn giản là hoàn thiện các công việc đã dự kiến và kết thúc dự án. Vì thế, vai trò của nhà quản lý dự án là bàn giao dự án.

5 khía cạnh quan trọng của một dự án:

1. Phạm vi: Chỉ những gì mà dự án bao quát.

2. Chất lượng: Chỉ sự phù hợp của kết quả dự án với nhu cầu của khách hàng dự án.

3. Thời gian.

4. Chi phí.

5. Mức độ rủi ro.

Các giai đoạn mà một dự án trải qua được gọi là chu kỳ dự án. Ở cấp độ chung nhất, các dự án đều trải qua những bước chung sau:

1. Nêu chu tiết mục đích thực hiện dự án

2. Lên kế hoạch cho dự án và xác định cách thức tiến hành

3. Triển khai dự án và tạo ra các kết quả dựa trên kế hoạch đề ra

4. Kiểm tra để đảm bảo kết quả như mong đợi ban đầu và đáp ứng nhu cầu

5. Kết thúc dự án

Trả lời các câu hỏi “Tại sao” và “Cái gì”

“Tại sao” là một câu hỏi đơn giản và dễ đặt ra, nhưng câu trả lời của nó có thể thay đổi những gì bạn làm, cách bạn thực hiện và nghĩ về một thứ gì đó. Bạn chỉ cần hiểu ngắn gọn lý do thực hiện dự án – một tuyên bố ngắn gọn hay một câu là đủ. Mục đích ở đây không phải để xác định hay tìm hiểu câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao”, mà là để hiểu câu hỏi đó. Việc trả lời câu hỏi “Tại sao” cần sự chính xác. Những khác biệt dù nhỏ trong câu trả lời cũng có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong quyết định cuối cùng bạn sẽ làm gì. Câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao” là yếu tố nền tảng và không nên điều chỉnh để nó phù hợp với câu hỏi “Cái gì”.

Sau khi biết tại sao mình làm dự án đó, bạn cần biết kết quả hay sản phẩm của dự án đó là gì để có thể thỏa mãn câu hỏi “Tại sao”. Để hoàn thành dự án, bạn cần phải hiểu kết quả bàn giao là gì.

Một số câu hỏi mà bạn nên đặt ra:

• Tại sao bạn muốn thực hiện dự án này
• Khi kết thúc dự án, bạn sẽ có được điều mà hiện bạn chưa có?
• Bạn sẽ (nên) mang lại kết quả nào khác?
• Liệu có thứ gì cần loại ra khỏi dự án không?
• Có khoảng trống hay sự trùng lặp nào với những dự án khác – hay có cần thay đổi các giới hạn của dự án không?
• Bạn đang có những giả định nào (nếu có)?
• Có vấn đề đáng lưu ý nào mà bạn nhận thấy cần phải giải quyết không?
• Khách hàng hay tình huống đó có đặt ra các điều kiện hoặc ràng buộc về cách triển khai dự án không?

Để kết thúc thành công dự án, bạn cần biết rõ trách nhiệm của mình. Thông thường, với tư cách là một quản lý dự án, bạn sẽ chỉ chính thức chịu trách nhiệm đạt được những gì đã xác định chứ không phải là câu hỏi tại sao triển khai dự án đó. Mặc dù vậy, hãy kiểm tra điều này. Đôi khi khách hàng có thể kỳ vọng bạn chịu trách nhiệm cho cả phần “Tại sao”.

Xây dựng Kế hoạch dự án

Về cơ bản, kế hoạch dự án chỉ ra thứ tự các nhiệm vụ, lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ đó. Kế hoạch được dùng vào nhiều việc, nhưng quan trọng nhất là:

• Giúp bạn hiểu dự án kéo dài bao lâu và chi phí cần thiết là bao nhiêu
• Cung cấp các thông tin mà bạn có thể sử dụng để giải thích dự án cho người khác
• Cho phép bạn phân bổ công việc cho mọi người trong dự án
• Là cơ sở cho việc quản lý dự án đi đến kết thúc thành công

6 hoạt động trong xây dựng kế hoạch bao gồm:

B1. Chia dự án tổng thành các nhiệm vụ thành phần, sau đó tiếp tục chia các nhiệm vụ thành phần đó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn cho đến khi bạn có được danh sách đầy đủ các việc cần làm để hoàn thành dự án.

B2. Ước lượng khoảng thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

B3. Sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng trật tự.

B4. Xác định nhân lực, tài chính và các nguồn lực khác mà bạn cần để thực hiện các nhiệm vụ trong kế hoạch.

B5. Kiểm tra xem những nguồn lực nào đã có sẵn và điều chỉnh lại bản kế hoạch dựa theo đó. Khi hoàn thành bước này, bạn đã có một bản kế hoạch hoàn chỉnh.

B6. Xem lại kế hoạch – Bản kế hoạch đã đáp ứng các yêu cầu của bạn chưa? Đọc lại kế hoạch đó – Liệu bạn có thể thực hiện được nó không và bạn có nên thực hiện nó không?

Dự án thành công không phải là dự án chỉ hoàn thành một vài trong số tất cả các nhiệm vụ mà phải hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết. Tuy nhiên, nhà quản lý dự án không phải lúc nào cũng có một cái nhìn xuyên suốt như vậy. Cái nhìn xuyên suốt là lối tư duy toàn diện về toàn bộ dự án chứ không chỉ về những gì bạn đang làm vào thời điểm hiện tại. Khi có cái nhìn xuyên suốt, bạn sẽ luôn nhìn lại những việc mình đã hoàn thành và kiểm tra xem liệu như vậy đã đủ để tiếp tục dự án để đi đến mục đích cuối cùng chưa, đồng thời đảm bảo rằng không có yếu tố nào bị bỏ sót. Quan trọng hơn cả, cái nhìn xuyên suốt là thường xuyên nhìn về phía trước và đảm bảo kế hoạch được hoàn thành và đủ ngân sách. Ngay từ khi bắt đầu dự án và xây dựng kế hoạch, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã suy tính đến tất cả mọi thứ để đạt được đích cuối cùng.

Quản lý việc bàn giao dự án

Một dự án có một mục tiêu đã được xác định và phải hoàn thành trong một khoảng thời gian đã định. Vào một số ngày, bạn thấy nhóm dự án thành công trong việc đưa dự án tiến triển, nhưng vào những ngày khác, họ lại ít thành công hơn. Có lẽ vì nhiệm vụ mà họ đang làm khá phức tạp hoặc có vấn đề khó khăn nào đó phát sinh, hay đơn giản là hôm đó, nhóm cảm thấy không có động lực làm việc. Không ai có thể làm việc cật lực liên tục, nhưng với vai trò là nhà quản lý dự án, bạn cần đảm bảo công việc luôn theo đúng tiến độ.

Khi bạn nghỉ ngơi và không thúc đẩy nhóm dự án tiếp tục làm việc, họ cũng có xu hướng nghỉ ngơi và khi đó, tiến độ dự án sẽ bị chậm lại. Thông thường, nếu chỉ có một, hai ngày bị trễ thì có thể khắc phục được, nhưng nếu không cẩn thận, bạn sẽ bắt đầu xu hướng kéo cả dự án bị chậm trễ. Dưới góc độ là nhà quản lý dự án, bạn cần phải quản lý tiến độ công việc hàng ngày.

Bạn cần linh hoạt và sáng tạo. Mặc dù tiến độ dự án đi theo một kế hoạch đã được xác định trước đó, nhưng thực tế là công việc mỗi ngày luôn tạo ra các thách thức. Bạn cần phải ứng phó linh hoạt với những thách thức phát sinh, và thừa nhận nếu những gì bạn đang làm không mang lại kết quả vì chắc chắn sẽ có cách hiệu quả hơn. Khi những vấn đề nảy sinh mà dường như rất khó giải quyết, cố gắng suy nghĩ đến nhiều cách khác nhau và bạn sẽ tìm được một cách trong số đó. Cũng đừng quên sử dụng đến trí tuệ của cả nhóm dự án. Khi có vấn đề gì, hãy hỏi mọi thành viên trong nhóm về cách giải quyết và họ thường sẽ đưa ra được nhiều giải pháp sáng tạo và thực tế.

Các nhà quản lý dự án giỏi nhất thường cho rằng mọi vấn đề đều có thể được giải quyết và bằng cách tư duy và nhanh chóng vận dụng những gì suy nghĩ, tất cả dự án sẽ thành công. Không phải là họ làm những điều không thể, mà bằng cách linh hoạt và sáng tạo khi vượt qua những rào cản trong dự án, họ giải quyết thành công hầu hết mọi vấn đề.

Cốt lõi của quản lý dự án chính là quản lý con người. Vai trò của bạn là hoàn thành dự án với nhân viên của bạn và họ sẵn sàng tham gia vào nhóm. Việc này đòi hỏi bạn phải lắng nghe và hiểu khách hàng muốn gì, giải thích bạn muốn mọi người làm gì, hướng dẫn nhóm theo thứ tự nhiệm vụ, theo dõi các vấn đề khi chúng xuất hiện và luôn giúp mọi người ý thức được tiến độ công việc.

Nhà quản lý dự án có năng lực nhất thường dành phần lớn thời gian trao đổi với khách hàng, nhóm dự án và những người có thể tác động đến tiến độ của dự án. Hành động lắng nghe và trao đổi thường xuyên là chìa khóa cho việc quản lý dự án thành công.

Hoàn thành dự án

Quản lý dự án là một nhiệm vụ thực tế. Để có thể quản lý tốt một dự án, bạn luôn cần được cập nhật về tình trạng dự án. Bạn cần biết chính xác dự án đang tiến triển như thế nào, vấn đề gì đã xuất hiện và giải quyết chúng có dễ dàng không. Bạn cần luôn cảm nhận được không khí làm việc của nhóm dự án. Họ đang hăng say và cảm thấy dễ dàng trong công việc hay đang vật vã và cần được động viên? Bạn phải hiểu được thực trạng đó. Cách duy nhất để đạt được điều này là luôn sát sao với công việc.

Hãy cân nhắc điều gì xảy ra sau khi dự án kết thúc. Dự án là những nỗ lực tạm thời để đạt được một kết quả. Sau khi kết thúc dự án, nếu là nhà quản lý dự án, bạn sẽ có thể chuyển sang dự án khác. Điều quan trọng sau khi kết thúc dự án là kết quả bạn đạt được tốt như thế nào và sản phẩm của bạn hữu ích với khách hàng. Những gì xảy ra sau khi kết thúc dự án thực ra quan trọng hơn những gì xảy ra trong thời gian của dự án. Một dự án được vận hành thực sự tốt sẽ đi đến kết thúc một cách gọn gàng và chính xác, và một thời gian dài sau đó các sản phẩm vẫn vận hành như dự kiến. Với tư cách là nhà quản lý dự án, bạn không thể quyết định điều gì sẽ xảy ra sau khi dự án kết thúc, nhưng bạn có thể tác động đến tương lai bằng cách thực hiện những nhiệm vụ trong dự án mà ngầm định rằng tương lai sẽ tốt đẹp. Ví dụ, bạn có thể đảm bảo mình tạo ra các sản phẩm có chất lượng theo đúng yêu cầu. Như một phần của dự án, bạn có thể chuẩn bị để giúp khách hàng sử dụng các sản phẩm đó một cách tốt nhất.

Mọi kinh nghiệm đều là cơ hội để học tập. Sẽ mất thời gian và kinh nghiệm để trở thành nhà quản lý dự án giỏi. Bất kỳ ai cũng có thể học hỏi để trở thành nhà quản lý dự án, nhưng chỉ khi bạn thực sự cố gắng học hỏi. Mỗi kinh nghiệm trong một dự án, dù tốt, xấu hay không liên quan đều là cơ hội để học hỏi và phát triển kỹ năng cho bạn. Hãy suy nghĩ làm cách nào và tại sao bạn lại đạt được kết quả đó và vận dụng những bài học đó cho các dự án trong tương lai. Với cách đó, bạn sẽ trở thành một nhà quản lý dự án tốt hơn.

Kết

Bạn muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý một dự án nào đó, đồng thời tạo được ấn tượng với cấp trên về năng lực cũng như sự chuyên nghiệp của mình, nhưng tiếc thay bạn lại không có thời gian, năng khiếu hay tiền bạc để thuê hay đảm nhiệm vai trò của một nhà quản lý dự án? Đừng lo! Tất tần tật về quản lý dự án chính là điều bạn cần lúc này. Cuốn sách sẽ giúp bạn thấy rằng quản lý dự án không hề phức tạp mà chỉ là một công việc đơn giản và dễ hiểu. Và nếu bạn có tư duy hợp lý, biết thực hiện các bước và áp dụng chúng theo cách được mô tả trong cuốn sách này và biết đưa ra những nhận định đơn giản, thì hãy yên tâm một điều là bạn hoàn toàn có thể quản lý và hoàn thành một dự án.

Tất tần tật về quản lý dự án của Richard Newton giải thích một cách đơn giản những điều cơ bản trong quản lý dự án, nhưng đừng nhầm lẫn giữa sự đơn giản với sự ngớ ngẩn hay sơ đẳng. Hãy hiểu theo hướng rằng nó được trình bày một cách mạch lạc và thiết thực nhất. Cuốn sách cũng loại ra những khía cạnh mang tính chuyên biệt cao trong quản lý dự án, không phải bởi chúng quá phức tạp mà bởi trong 90% tình huống, bạn đều không cần đến những kiến thức đó.

Tác giả: DO

Hình ảnh: DO

______________

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

Bạn đam mê viết lách, yêu thích đọc sách và muốn lan toả văn hoá đọc tới cộng đồng của YBOX.VN? Đăng ký để trở thành CTV Bookademy tại link: http://bit.ly/bookademy_ctv

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ “Tên tác giả - Bookademy”. Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.