Để Hiệu Quả Trong Công Việc - Brian Tracy Reviews

Brian Tracy không phải là cái tên quá xa lạ đối với những người yêu sách, đặc biệt là những người đọc thể loại sách kinh doanh. Ông là một doanh nhân dại diện cho hình ảnh những con người biết vượt qua những khắc nghiệt của cuộc sống để đạt đến thành công đỉnh cao. Và thông qua cuốn sách Để hiệu quả trong công việc, Brian Tracy sẽ trình bày các nguyên tắc thiết thực giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân.

Cuộc sống là một dòng chảy bất tận của thời gian với biết bao sự kiện, hành động diễn ra trong từng khoảnh khắc. Điều này thể hiện rõ nét nhất ở môi trường kinh doanh – một môi trường mà yếu tố thời gian đóng vai trò trọng yếu. Bất cứ ai khi bước chân vào môi trường này cũng đều bị dòng chảy công việc cuốn theo. Có vô số nhiệm vụ, mục tiêu đang chờ đợi bạn phải thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Trong khi bạn còn đang phải nỗ lực để hoàn thành công việc hiện tại thì những nhiệm vụ mới lại tiếp tục đến như những đợt sóng – con sóng này chưa rút đi thì con sóng khác đã ập tới. Bạn sẽ có cảm giác mình đang bơi giữa biển công việc, và thật khó khăn để thoát ra khỏi dòng chảy ấy.

Bạn thường có xu hướng mãi đuổi theo một vài công việc hay nhiệm vụ nào đó, hoặc thậm chí là phần lớn những công việc mà bạn dự định phải làm.

 “Con ếch xấu xí” của Brian Tracy

Hãy hình dung bạn phải ăn một con ếch.

Quả thật là kinh khủng!

Thế nhưng, đây chính là hình ảnh đầy biểu tượng mà Brian Tracy sử dụng xuyên suốt quyển sách này. “Con ếch xấu xí, thô ráp” ngụ ý “những nhiệm vụ quan trọng nhất” mà bạn cần phải ưu tiên thực hiện mỗi khi lên kế hoạch làm việc. Nhiệm vụ này có sức tác động mạnh mẽ và tích cực đến sự nghiệp hay cuộc đời của bạn. Tuy nhiên không phải ai cũng nhận ra được điều này.

Hãy xem việc “ăn một con ếch” là một bài trắc nghiệm hay một cuộc thử thách đối với bản thân. Hãy cố gắng cưỡng lại mong muốn chọn những việc dễ dàng, đơn giản để làm trước bằng cách liên tục nhắc nhở bản thân rằng: Một trong những quyết định quan trọng nhất cần phải thực hiện mỗi ngày chính là quyết định lựa chọn đâu là việc cần tiến hành ngay và đâu là việc có thể tạm gác lại.

Trong nhịp sống hối hả ngày nay, hiếm có ngày nào chúng ta không phải “ăn một con ếch” cả. Vậy bạn có “ăn” nó hay không?

Nếu việc đầu tiên bạn phải làm vào mỗi buổi sáng là ăn một con ếch sống, thì bạn hãy thực hiện ngay để được hưởng trọn vẹn một ngày thoải mái với ý nghĩ rằng điều kinh khủng kia đã được thực hiện xong. Như thế sẽ dễ chịu hơn là bạn cứ để nó ám ảnh suốt cả một ngày dài.

Nếu phải ăn hai con ếch, hãy chọn con xấu nhất.

Nếu buộc phải ăn một con ếch, hãy bắt đầu ngay vì sự chần chừ, trì hoãn hay mải mê ngắm nghía sẽ khiến bạn chùn bước.

Xác định mục tiêu

Sự rõ ràng về mục tiêu là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân. Hiểu rõ những gì bản thân mong muốn và nắm vững phương pháp để đạt được mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng chiến thắng tâm lý ngại ngần và trì hoãn những công việc cần làm, đồng thời đem lại cho bạn cảm giác hài lòng khi hoàn thành nhanh chóng và trọn vẹn nhiệm vụ.

Tình trạng trì trệ và thiếu động lực làm việc bắt nguồn từ chính sự mơ hồ, lẫn lộn và không rõ ràng về mục tiêu công việc cũng như trình tự tiến hành công việc đó. Hãy cố gắng tránh đừng để bản thân bị rơi vào tình trạng này bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng và chính xác cho tất cả những công việc bạn cần phải hoàn tất. Hãy viết ra giấy tất cả những suy nghĩ của mình. Những mục tiêu được phác thảo ra giấy sẽ tác động tích cực đến tư duy của bạn. Chúng tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc, khơi dậy tư duy sáng tạo, gợi mở những năng lực tiềm tàng và giúp bạn vượt qua rào cản của căn bệnh trì trệ. Mục tiêu chính là “nhiên liệu” để đốt “chiếc lò luyện” thành công. Mục tiêu càng quan trọng, trong bạn càng dâng cao lòng nhiệt huyết phải đạt được mục tiêu đó. Càng dành nhiều thời gian cân nhắc về mục tiêu, nghị lực và khao khát hoàn thành mục tiêu của bạn sẽ càng được củng cố.

Lập kế hoạch làm việc

“Làm thế nào để ăn hết một con voi?” Đây là cách đặt vấn đề ấn tượng khi bạn phải đối diện với những vấn đề quan trọng, phức tạp và có tầm vĩ mô. Câu trả lời chính xác nhất là bạn phải “ăn từng miếng một!” – nghĩa là trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn phải phân tích vấn đề thành nhiều phần chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Khi áp dụng theo quy trình này, bạn sẽ hoàn thành được bất kỳ nhiệm vụ và mục tiêu nào đã đề ra.

Trí tuệ và khả năng trong việc phân tích tình hình thực tế, hoạch định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện và quyết định những việc cần làm là một công cụ hữu hiệu giúp bạn chiến thắng sức ỳ cố hữu của bản thân để nâng cao hiệu suất làm việc. Công cụ này cũng sẽ xác định thái độ ứng xử của bạn đối với công việc và cuộc sống. Việc thường xuyên tư duy và lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn giải phóng nội lực, kích thích sự sáng tạo và tăng cường nguồn năng lượng cả về thể chất cũng như tinh thần. Hãy rèn luyện cho mình thói quen lập kế hoạch làm việc mỗi ngày. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một tờ giấy và một cây bút. Bạn cần biết rằng, ngay cả những công cụ hỗ trợ lập kế hoạch phức tạp, các chương trình máy tính hay phần mềm quản lý dự án đều phải làm việc dựa trên cùng một nguyên tắc: Con người phải trực tiếp liệt kê danh sách tất cả những việc cần làm trước khi triển khai những công việc đó.

Xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp

Trong cuộc sống với bộn bề công việc, bạn sẽ không thể nào thực hiện được tất cả mọi việc mà bạn phải làm và muốn làm. Bạn buộc phải gác lại một số công việc nào đó.

Lời khuyên hữu ích nhất dành cho bạn trong trường hợp này là nên bỏ qua “những chú ếch con” để dành thời gian và công sức giải quyết “những con ếch to lớn và xấu xí nhất”.

Yếu tố tạo nên sự khác biệt chủ yếu giữa những người làm việc hiệu quả và những người bình thường khác chính là cách lựa chọn những phần việc nên để lại. Trong khoảng thời gian giới hạn, bạn hãy chọn ưu tiên những phần việc quan trọng và tạm bỏ qua những phần việc có giá trị thấp. Bạn có thể trì hoãn, thuê nguồn lực bên ngoài thực hiện, giao phó cho cấp dưới, thậm chí trong một số trường hợp bạn nên cương quyết loại bỏ hẳn khi xét thấy đó là những việc không đóng góp gì cho sự nghiệp và cuộc sống của bạn.

Một trong những từ có sức mạnh hơn cả trong việc quản lý thời gian là từ “Không”. Hãy kiên quyết nói “Không” trước những việc không mang lại giá trị tích cực nào cho bản thân hay cho người khác. Hãy biết từ chối công việc đúng lúc và hợp lý vì thời gian của bạn không đủ dành cho việc đó. Mỗi khi chuyển sang một công việc mới, bạn cần phải hoàn tất hoặc tạm ngưng những công việc còn dang dở. Nói cách khác, muốn lấy một vật mới, bạn phải đặt vật đang cầm trên tay xuống.

Xác định mức độ ưu tiên

Nếu bạn dành nhiều thời gian và tâm trí đầu tư cho việc tổ chức kế hoạch và sắp xếp các mục tiêu ưu tiên trước khi bắt tay vào công việc, bạn sẽ làm được nhiều việc hữu ích hơn với tốc độ nhanh hơn. Nhiệm vụ càng quan trọng và có giá trị đối với bạn, bạn càng có thêm động lực để vượt qua sự trì trệ để thực hiện công việc tối ưu. Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên. Bạn nên áp dụng phương pháp này để nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ thực hiện. Bạn chỉ cần khởi đầu ngày mới bằng cách liệt kê ra giấy danh sách tất cả công việc phải thực hiện trong ngày, sau đó xác định mức độ ưu tiên của các công việc bằng cách gán chúng với các chữ cái “A”, “B”, “C”, “D” và “E” bên cạnh.

“A” là những công việc thiết yếu, nhất định phải làm nếu bạn không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc, ví dụ tiếp xúc khách hàng quan trọng, ký hợp đồng, hoàn thành báo cáo,.... Nếu có nhiều “A” tại cùng một thời điểm, hãy tiếp tục sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng bằng cách bổ sung ký hiệu phụ bên cạnh, ví dụ “A1”, “A2”,....

“B” là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Những nhiệm vụ “B” có thể sẽ khiến ai đó cảm thấy phiền hoặc không vui nếu bạn không hoàn thành, tuy nhiên chúng vẫn không quan trọng bằng các nhiệm vụ “A”, ví dụ như check mail, trả lời tin nhắn trong hộp thư,.... Nguyên tắc cần tuân thủ là không bao giờ bắt tay vào việc “B” khi vẫn còn một việc “A” nào đó chưa hoàn tất. Đừng để tâm trí bạn bị chi phối bởi những chi tiết không đáng kể.

“C” là những việc “vô thưởng vô phạt”, là những việc “nếu làm được thì vẫn tốt hơn” và nhìn chung sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng nào nếu bạn không thực hiện, ví dụ như gọi điện thoại cho bạn bè, uống một tách cà phê. “C” hầu như không ảnh hưởng đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn.

“D” dành cho những việc có thể giao phó. Lưu ý là bạn chỉ nên phân công cho người khác những nhiệm vụ mà họ có thể hoàn thành tốt, để bạn tập trung vào nhiệm vụ “A” – nhóm công việc chỉ mình bạn có đủ năng lực và thẩm quyền giải quyết.

Cuối cùng, chữ “E” dành cho nhóm công việc có thể gạt bỏ, bởi chúng không hề mang lại chút giá trị nào. Các công việc “E” có thể đáng làm tại thời điểm này, nhưng xét trên tổng thể thì chúng không đem lại lợi ích gì cho bản thân bạn hay cho bất kỳ người khác. Thông thường, “E” là những việc bạn làm theo thói quen hoặc vì bạn bất chợt hứng thú với công việc đó.

Sau khi áp dụng phương pháp ABCDE, bạn hoàn toàn có thể tự tổ chức lại công việc của mình và sẵn sàng thao tác nhanh chóng những việc quan trọng hơn. Yếu tố then chốt để bạn thành công với phương pháp này chính là việc bạn nghiêm túc thực hiện công việc “A1” và kiên trì theo đuổi nó đến khi hoàn tất. Khả năng suy tính, phân tích kế hoạch và xác định đâu là nhiệm vụ “A1” đóng vai trò như một giá đỡ nâng tầm bạn lên, khiến bạn tự hào hơn về chính bản thân mình. Khi đã luyện được thói quen tập trung vào công việc quan trọng nhất, chắc chắn bạn sẽ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn, đạt được nhiều mục tiêu hơn so với người khác.

Chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt tay thực hiện

Hãy bắt đầu từ việc dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc của bạn. Nếu có quá nhiều thứ bạn nghĩ rằng sẽ phải dùng đến sau này, bạn có thể đặt tạm chúng xuống sàn nhà hay một góc nhỏ nào đó. Bạn cũng nên tập hợp lại tất cả thông tin, báo cáo, các dữ liệu, giấy tờ hay tài liệu tham khảo liên quan đến công việc và sắp xếp chúng ở vị trí thuận tiện nhất để tránh phải di chuyển nhiều lần và gián đoạn công việc do phải tìm kiếm. Nói chung, bạn nên chuẩn bị tất cả những gì bạn cần để có thể tập trung vào công việc cho đến khi hoàn tất.

Không gian làm việc cũng là yếu tố quan trọng bạn cần chú ý. Bạn nên sắp đặt mọi vật dụng xung quanh sao cho thật tiện nghi và đẹp mắt để bạn có thể phấn khởi khi làm việc. Đừng coi thường chiếc ghế mình ngồi. Hãy sắm cho mình chiếc ghế ngồi phù hợp nhất với bản thân. Khi tất cả mọi thứ xung quanh đã được phân loại và sắp xếp theo một trật tự rõ ràng, ngăn nắp, chắc chắn bạn sẽ có cảm hứng để bắt đầu công việc.

Khi ngồi vào bàn làm việc với mọi vật dụng cần thiết trước mặt, hãy lập tức bắt tay vào công việc và luôn nhắc nhở bản thân rằng phải thực thi công việc ở cường độ và năng lực cao nhất. Chọn một công việc và tự nhủ rằng: “Nào, ta bắt đầu thôi!”. Một khi đã xuất phát, bạn hãy tập trung trí lực và kiên trì theo đuổi cho đến khi công việc được hoàn tất.

Tạo áp lực cho bản thân

Nhà lãnh đạo chính là những người có thể làm việc với hiệu suất cao mà không cần sự giám sát hay quản lý của bất kỳ ai. Đây cũng chính là hình mẫu mà bạn cần vươn tới trong sự nghiệp của mình. Bạn cần xây dựng thói quen tự tạo áp lực cho bản thân phải hoàn thành công việc mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay thúc ép. Những tiêu chuẩn bạn tự đặt ra cho công việc và hành động mà bạn đang thực hiện phải cao hơn hẳn những tiêu chuẩn mà công ty, tổ chức hay bất kỳ ai khác đặt ra.

Hãy thách thức bản thân trong việc đến công sở sớm hơn, làm việc tích cực hơn và ra về muộn hơn thường lệ.

Chính những hành động bạn làm, dù thành công hay thất bại, đều góp phần xây dựng hoặc làm tổn thương uy tín của bản thân bạn. Bạn thường cảm thấy hãnh diện về bản thân mỗi khi cố gắng hết mình và gặt hái được kết quả tốt nhất, hay lúc bạn tiến xa hơn một bước so với người khác.

Một trong những cách hiệu quả để vượt qua sự trì trệ là bạn hãy làm việc như thể bạn chỉ còn một ngày duy nhất để hoàn thành tất cả những công việc quan trọng trước khi phải vắng mặt một thời gian dài. Bằng cách tự hối thúc bản thân phải hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ thực sự hoàn thành nhiệm vụ đó. Thói quen này sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn trong công việc và cả cuộc sống sau này.

Không phụ thuộc quá mức vào công nghệ hiện đại

Mục đích của công nghệ hiện đại là cải thiện đáng kể tốc độ, hiệu quả và tính chính xác trong việc truyền tải thông tin dưới mọi hình thức. Công nghệ giúp nâng cao chất lượng cuộc sống, giúp hoàn thành được các nhiệm vụ quan trọng và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Nhưng nếu lạm dụng công nghệ quá mức, bạn sẽ bị ám ảnh và thậm chí trở nên “nghiện”. Bạn hãy cố gắng kiểm soát và dung hòa cuộc sống của mình để không phụ thuộc quá mức vào công nghệ. Hãy cưỡng lại việc bật các phương tiện thông tin liên lạc ngay khi vừa mới thức dậy vào mỗi buổi sáng, hãy để các phương tiện thông minh tạm ngưng hoạt động cho đến khi bạn hoàn tất việc lập kế hoạch tổ chức làm việc cho ngày hôm đó. Luôn chủ động tạo ra những khoảng thời gian hoàn toàn tĩnh lặng – thời điểm mà bạn có thể sống trọn vẹn với bản thân và không để bất cứ yếu tố nào chi phối. Để có được những thành quả tốt đẹp trong cuộc sống, bạn cần biết dừng lại đúng lúc. Hãy luôn tự hỏi bản thân rằng: “Điều gì là quan trọng nhất?”, “Nếu như tất cả đều quan trọng nhưng bạn chỉ có thể thực hiện được một hoặc hai điều, bạn sẽ chọn điều gì?”. Để tâm trí được bình tĩnh, sáng suốt và phát huy được toàn bộ năng lực của bản thân, bạn nên cố gắng loại bỏ thói quen lệ thuộc và các thiết bị công nghệ – những thứ có thể kiểm soát ngược lại bạn nếu bạn không biết tự kiểm soát bản thân mình.

Kết

Hơn lúc nào hết, khả năng xác định nhiệm vụ quan trọng nhất trong từng thời điểm cụ thể, sau đó bắt tay vào thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ đó một cách nhanh chóng với kết quả tốt nhất, chính là chìa khóa vàng mở cửa cho bạn đến với thành công. Hãy xây dựng thói quen xác định các mục tiêu ưu tiên và vạch ra những kế hoạch thực hiện hoàn hảo, đồng thời cam kết đi đến đích cuối cùng trước khi khởi động một mục tiêu mới. Khi ấy, kết quả đạt được chắc chắn sẽ đem lại nhiều điều bất ngờ cho bạn.

Thời gian chính là món quà công bằng nhất mà cuộc sống dành cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, mỗi người sẽ có cách cảm nhận về thời gian khác nhau, và điều tạo nên sự khác biệt chính là cách thức mỗi người sử dụng món quà giá trị ấy. Những ai biết kiểm soát quỹ thời gian sẽ cảm nhận được từng khoảnh khắc ý nghĩa của cuộc sống. Ngược lại, những ai thiếu kỹ năng quản lý thời gian sẽ cảm thấy cuộc sống của mình luôn bận rộn với rất nhiều công việc. Vì vậy, kỹ năng xác định mục tiêu ưu tiên, khắc phục tình trạng trì trệ trong công việc và xúc tiến những nhiệm vụ quan trọng nhất là những kỹ năng thiết yếu để bạn phát triển và gặt hái nhiều thành quả vượt bậc trong sự nghiệp của mình. Và cuốn sách Để hiệu quả trong công việc của Brian Tracy sẽ chỉ cho bạn các phương pháp để trau dồi những kỹ năng thiết yếu đó.

Tác giả: DO

______________

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

Đăng ký để trở thành CTV Bookademy tại link: http://bit.ly/bookademy_ctv