.png)
PDCA là chu trình bắt buộc cần thiết trong kinh doanh được viết tắt từ các chữ cái đầu của Plan (kế hoạch) -> Do (thực hiện) -> Check (kiểm tra) -> Action (cải thiện/ tiến hóa phương pháp luận). Đây là chìa khóa cho năng lực thực hiện chính xác và tốc độ cao. Do đó, lặp lại chu trình PDCA là kỹ thuật mỗi cá nhân cần nắm được để nâng cao năng lực bản thân. Kỹ thuật lặp lại chu trình của lãnh đạo sẽ tạo nên sự khác biệt trong năng lực thực hiện của doanh nghiệp.
Trong cuốn sách PDCA chuyên nghiệp, tác giả Masato Inada sẽ giúp chúng ta nắm rõ được:
Bản chất PDCA là gì?
PDCA cần có quan hệ như thế nào với chiến lược doanh nghiệp?
Vận dụng nhuần nhuyễn PDCA như thế nào?
Doanh nghiệp sẽ ra sao nếu không lặp lại chu trình PDCA?
Các bước để cá nhân, người quản lý cũng như tổ chức có được khả năng lặp lại chu trình PDCA.
PDCA giúp nâng cao năng lực thực hiện
Thực tế trên thế giới có rất nhiều người cứ đẩy sản phẩm cho công ty bán hàng để tạm thời tạo doanh thu trước mắt, cắt giảm kinh phí dễ cắt bỏ nhất hiện tạo, giảm nhân viên để cân bằng lợi nhuận trong một tiến độ.
Những người này chỉ quan tâm đến KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) liên quan trực tiếp đến kết quả đánh giá và lương thưởng của bản thân, còn những cái khác thế nào cũng được. Trong trường hợp tồi tệ nhất, họ không chỉ phá hủy lợi nhuận mà phá hủy ngay cả tổ chức và hệ thống, cuối cùng chỉ còn lại đống đổ nát.
Họ chính là những người có năng lực thực hiện nhưng lại thiếu đi chiến lược phát triển về lâu về dài.
Người làm được việc, người có năng lực lập kế hoạch và năng lực thực hiện là người tích lũy được kinh nghiệm đúng dắn, tạo dựng sức mạnh bản thân bằng cách lặp lại cần mẫn những hành động căn bản trong chu trình PDCA. Đó là suy nghĩ rồi lập kế hoạch (Plan), thực hiện một cách chắc chắn (Do), kiểm chứng kết quả (Check), chỉnh đốn lại cách làm, cách tư duy của bản thân để tiến bộ hơn (Action).
Ban đầu, PDCA dựa trên ý tưởng của chu trình Shewhart mà tiến sĩ Walter A. Shewhart, người đi tiên phong trong việc cải tiến chất lượng, cải tiến lỗi trong giai đoạn sản xuất đề xướng. Ý tưởng đó được tiến sĩ Edwards Deming, người thực hiện nghiên cứu quản lý chất lượng bằng thống kê cùng với tiến sĩ Shewhart mang về Nhật Bản, nên ở Nhật người ta lấy tên là chu trình Deming.
Vốn dĩ PDCA được sinh ra từ cách tiếp cận của kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất nhưng phương pháp luận để lặp lại chính xác Chu trình PDCA không chỉ giúp cá nhân mà cả tổ chức bồi đắp được kinh nghiệm đúng đắn và nâng cao năng lực thực hiện.
Chu trình PDCA nếu được sử dụng ở mức độ để kêu gọi sẽ giống với chu trình Plan – Do – See nghĩa là “Giả thuyết và Kiểm chứng”. Chữ C trong PDCA có ý nghĩa giống với chữ See trong Plan – Do – See là kiểm chứng kết quả. Về mặt khái niệm, ba yếu tố đầu tiên PDC trong PDCA giống với Plan – Do – See. Tuy nhiên, ở Nhật, PDCA được đề xướng cùng với sự phổ biến tư tưởng TQC (Total Quality Control) trong những năm 1980, thông qua thực tiễn thực hiện. Hơn nữa, so với Plan – Do – See, PDCA có thêm A (action) thể hiện sự tiến bộ của doanh nghiệp sau mỗi chu trình.
Chiến lược là giải quyết sơ khai của kịch bản tăng trưởng
Các doanh nghiệp trì trệ trong một thời gian dài cần thừa nhận năng lực của toàn doanh nghiệp, bao gồm cả năng lực quản lý, đang yếu dần.
Có nhiều trường hợp doanh nghiệp vẫn rất vất vả tạo ra được con số nào đó, nhưng nếu tiếp tục xa rời thị trường với văn hóa đổ lỗi cho người khác cùng khả năng lãnh đạo kém thì năng lực tổng thể doanh nghiệp phải nói là rất yếu kém.
Chiến lược để thoát khỏi tình trạng trì trệ đó hay xây dựng nền tảng tăng trưởng là kịch bản thông minh được lập nên một cách hợp lý. Nhưng cho dù kịch bản đó có tốt thì vẫn chỉ là giả thuyết sơ khai. Cho nên chiến lược không phải là quy tắc vàng.
Năng lực thực hiện giúp điều chỉnh, cải thiện và phát triển chiến lược
Đứng trên phương diện người chủ doanh nghiệp, nếu bỏ một khoản tiền lớn cho các công ty tư vấn để có được một chiến lược và nhờ công ty săn đầu người tìm kiếm những nhà kinh doanh, nhà quản lý tái cấu trúc doanh nghiệp với mức lương cao, họ sẽ kỳ vọng người đó thực hiện được chiến lược đề ra để tăng thành tích kinh doanh trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, không dễ để trong một thời gian ngắn có thể khôi phục một doanh nghiệp đã trì trệ suốt một thời gian dài trước đó, không nên kỳ vọng một điều giống như phép thuật ở đây.
Nếu cần tái sinh doanh nghiệp, có hai yếu tố thường được nghĩ đến đầu tiên đó là kế hoạch dài hạn và chính sách để mang lại kết quả trong thời gian ngắn hạn. Họ sẽ nỗ lực để giải quyết song song hai vấn đề dài hạn và ngắn hạn. Như vậy, doanh nghiệp vừa sớm có kết quả, vừa nuôi dưỡng được năng lực thực hiện để tự mình tăng trưởng.
Năng lực thực hiện là khả năng điều chỉnh, mài giũa, cải thiện và giúp cho chiến lược phát triển hơn nữa.
Có một số doanh nghiệp không thể thoát khỏi tình trạng trì trệ là do xa dời thị trường, lung túng khi không nắm bắt chính xác nguyên do của vấn đề, và kết quả là áp đặt trách nhiệm lẫn nhau trong nội bộ công ty, nguyên nhân gốc rễ bị xao nhãng.
Chiến lược và cải cách càng lớn, càng mang tính bước ngoạt, càng đòi hỏi thực hiện PDCA ở mức độ cao.
Mục đích của chiến lược là nhằm đưa sự nghiệp kinh doanh vào quỹ đạo tăng trưởng và nâng cao giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp. Người kinh doanh chuyên nghiệp có thực lực sẽ có thể tự mình lựa chọn chiến lược và lặp lại chu trình PDCA.
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện bằng cách giám đốc thực hiện cải cách giữ vai trò chỉ huy hình dung trong đầu mình một cách đầy đủ về What – Why – How, sau đó vừa phán đoán chỉnh sửa trên nhiều phương diện vừa thúc đẩy thực hiện.
Yếu tố cần thiết để lặp lại chu trình PDCA
Cá nhân cần có kỹ thuật và tâm thế mài giũa kỹ năng để lặp lại chu trình PDCA một cách hiệu quả và hiệu suất.
Người quản lý cần có năng lực xây dựng trình tự để tổ chức mình lặp lại chu trình PDCA và tự mình điều khiển chu trình đó.
Người kinh doanh là người điều khiển để chu trình PDCA lặp lại trên quy mô toàn công ty, toàn doanh nghiệp và tạo dựng môi trường cho chu trình PDCA lặp lại. Trong giai đoạn đầu cần chỉ đạo những thành viên ngay dưới ban lãnh đạo thiết kế động cơ cho PDCA một cách phù hợp và không ngừng cải tiến.
Ví dụ thực tế về PDCA trong cuộc sống
Khi chúng ta hẹn hò với bạn khác giới bước đầu tiên sẽ đi như thế nào?
Một ví dụ dễ hiểu nhất về cách lặp lại chu trình PDCA mà ai cũng đã từng có kinh nghiệm là khi tiếp xúc với một bạn khác giới mà chúng ta thích.
Khi còn học trung học hay đến tuổi yêu đương, chúng ta bắt đầu để ý đến các bạn khác giới. Tuy nhiên, vì là lần đầu tiên nên thường có nhiều e ngại, suy nghĩ rất nhiều các tình huống mà mãi không thể biến thành hành động.
Trong khi đó, có những bạn khác lại suy nghĩ nóng vội và hẹn hò sớm hơn. Chính hành động “liều lĩnh” này sẽ mang lại thành công cho các bạn về sau. Nếu các bạn hành động theo đúng chu trình PDCA thì sau mỗi mối tình, khả năng của bạn sẽ càng được nâng cao theo kinh nghiệm được tích lũy.
Vậy chìa khóa ở đây là gì? Đó chính là sự tự tin, không ngần ngại cái mới, cái lạ, từ đó mới có thể nắm bắt được cơ hội trước mắt cũng như cho chính bản thân mình một cơ hội.
Hệ lụy chạy theo KPI ở Toshiba
Nhìn vào những báo cáo liên quan đến vụ việc gian lận tài chính của Toshiba năm 2015, chúng ta thấy nổi cộm lên vấn đề các nhà quản lý trung gian luôn chạy theo việc cân đối tài chính dưới danh nghĩa thách thức.
Thực tế, cho dù không gây ra vụ việc gian lận tài chính đình đám như Toshiba, nhưng rất nhiều doanh nghiệp hằng năm vẫn làm như vậy. Suy cho cùng, họ đã không sử dụng trí tuệ để tạo nên lợi nhuận mà lại dành quá nhiều thời gian và công sức của những nhân tài cho việc điều chỉnh các con số cuối kỳ không hề mang lại giá trị thực.
Công việc của người quản lý trung gian không phải là gây áp lực để sản sinh ra những điều không đúng đắn. Cách làm đó làm mất đi lòng tin, điều quý giá nhất đối với một doanh nghiệp.
Nguồn gốc của năng lực học tập vốn có của cin người từ khi sinh ra – Sự hiếu kỳ, năng lực ngôn ngữ, PDCA.
Đây là câu chuyện ngược dòng thời gian về thời kỷ băng hà.
Người Neanderthal là một loại người tồn tại cùng thời kỳ với người tinh khôn có dung tích não bộ lớn hơn người tinh khôn rất nhiều. Thông thường, độ lớn của não bộ tỷ lệ thuận với trí tuệ và là yếu tố lớn nhất chi phối sự phát triển sau đó. Tuy nhiên người Neanderthal đã tuyệt chủng trong khi người tinh khôn tiến hóa đến ngày nay. Theo nghiên cứu, người ta thấy rằng ở người tinh khôn có sự khác biệt về gen di truyền.
Do sự khác nhau này, người tinh khôn hiếu kỳ thử thách những cái mới, tăng tốc độ cải cách như làm nên sự tiến hóa cho đồ đá mà người Neanderthal đã nghĩ ra. Hơn nữa, dựa vào khả năng ngôn ngữ mà trong kỷ băng hà khắc nghiệt, người tinh khôn đã biết tập hợp thành nhóm săn bắt được voi ma mút to lớn và truyền lại những kinh nghiệm quý báu tích lũy được cho thế hệ sau.
Ngày nay, con người tồn tại được là do trong gen di truyền của tổ tiên chúng ta có sự hiếu kỳ thách thức với những cái mới, có khả năng ngôn ngữ. Viêc tổ tiên chúng ta biết sử dụng những năng lực đó chính là bước đầu tiên lặp lại chu trình PDCA trong nhân loại. Họ đã không ngừng thử thách và không ngừng cải cách.
Nếu luôn lựa chọn những lựa chọn thông minh để bảo vệ bản thân mà xao nhãng việc thách thức mình thì chính chúng ta đang tự mình lựa chọn con đường dẫn đến diệt vong.
Lời kết:
Vốn dĩ người làm kinh doanh không thể nắm bắt được tất cả mọi việc ở mọi khía cạnh. Về cơ bản, doanh nghiệp cần phải lặp lại chu trình PDCA trong tổ chức để phân công công việc trong công ty hợp lý và ngày càng nâng cao cấp độ hơn nữa. Cùng với xuất phát điểm thị trường một cách chắc chắn và nâng cao độ chính xác hơn nữa, doanh nghiệp có thể bước vào quỹ đạo tăng trưởng định hướng thị trường.
Hoạt động kinh tế doanh nghiệp thúc đẩy nền kinh tế của đất nước. Và nguồn gốc cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp chính là sự thử thách và năng lực học hỏi từ thất bại.
Tác Giả: Phương Anh - Bookademy
------
Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về các cuốn sách hay tại link: https://www.facebook.com/bookademy.vn/
Trở thành CTV viết reviews sách để có cơ hội đọc và nhận những cuốn sách thú vị cùng Bookademy, gửi CV (tiếng Anh hoặc Việt) về: [email protected]
