Nguyên Tắc Thiết Kế Slide Chuẩn Ted Reviews

Một điều kỳ lạ là các công ty thường đầu tư rất nhiều tiền bạc vào việc quảng cáo và thiết kế logo và không gian văn phòng tạo ấn tượng tốt cho khách hàng nhưng đến khi thuyết trình giới thiệu cho khách hàng về công ty thì lại thất bại hoàn toàn vì những lỗi ngớ ngẩn trong slide như slide màu mè và kín chữ tẻ nhạt và khô khan. Họ hoàn toàn không thuyết phục được người nghe.

Thật không may đối với những nhà thuyết trình là khán giả sẽ đánh giá người nói cùng bài thuyết trình thông qua chất lượng slide. Nếu slide có chất lượng cao và được thiết kế đẹp mắt, khán giả sẽ nhiệt tình lắng nghe hơn. Ngược lại, nếu slide được thiết kế cẩu thả, khán giả sẽ có xu hướng suy diễn rằng: “Thiết kế slide qua loa thế này thì có lẽ anh ta cũng không dành nhiều thời gian chuẩn bị cho bài thuyết trình đâu”. Dù rằng, chất lượng bài thuyết trình và slide không hề tỷ lệ thuận với nhau nhưng hiệu quả của chúng thì có, vậy làm như thế nào để có thể xây dựng 1 slide thuyết trình hiệu quả, sáng tỏ và rõ ràng?

Nguyên tắc thiết kế slide chuẩn TED không phải là sách vỡ lòng đầy đủ về việc thiết kế bài thuyết trình. Tuy nhiên, nó bao quát tất thảy các yếu tố cần thiết. Nguyên tắc thiết kế slide chuẩn TED được viết rất cô đọng phù hợp cho những người không muốn lãng phí thời gian vào những điều vô bổ. Trong cuốn sách này, bạn sẽ tìm thấy các ví dụ về những slide hấp dẫn từ các bài TED talk ấn tượng, cùng với đó là những nguyên tắc thiết thực mà bạn có thể vận dụng để khiến bài thuyết trình của mình trở nên sống động.

Dẫu cuốn sách này không phải là sách vỡ lòng đầy đủ về việc thiết kế slide, nhưng nếu thực hiện đầy đủ các nguyên tắc trong sách, bạn cũng sẽ khiến bài thuyết trình của mình tốt hơn 90% số diễn giả – nói cách khác – bài của bạn sẽ nằm trong top 10% bài thuyết trình chất lượng nhất.

Theo Akash Karia_tác giả cuốn sách, một diễn giả từng nhận nhiều giải thưởng và cũng là một huấn luyện viên về hiệu suất công việc_ đã chỉ ra rằng đối với một bài thuyết trình không quá cần thiết phải có những slide quá tuyệt hảo, lấp lánh hay những animation cầu kỳ thể hiện một trình độc thiết kế cao, đi đúng trọng tâm là tất cả những gì cần thiết dành cho một buổi thuyết trình chuẩn và hấp dẫn. Để đạt được điều đó, ông đã đề xuất ba bước cho một bài nói tiêu chuẩn như vậy: 1- Đưa ra thông điệp của bạn; 2 - Thiết kế Slide; 3 - Chuẩn bị cho buổi thuyết trình.

Đưa ra thông điệp

Lời khuyên đầu tiên tác giả Akash Karia đưa ra là tìm thông điệp cốt lõi của bài nói. Thông điệp cốt lõi là ý tưởng quan trọng nhất xuyên suốt cả bài mà bạn - người thuyết trình mong muốn khán giả có thể tiếp nhận được. Thông điệp cốt lõi sẽ không thể quá dài vì như vậy thông điệp sẽ mất đi khả năng tác động mạnh mẽ vào não bộ người nghe. Giả như, theo Marketing, thông điệp quảng cáo đưa ra không thể dài quá 7-9 chữ, độ dài vừa đủ để tạo ra các hiệu ứng ám thị và dễ dàng ghi nhớ.

Thông điệp cốt lõi trong bài thuyết trình là tối quan trọng vì nó giúp bạn quyết định nên giữ lại và gạt bỏ điều gì

Ngoài ra, một lỗi mà đến 90% các bài thuyết trình mắc phải là đối tượng hướng đến. Đối tượng mà bài thuyết trình hướng đến là các khán giả không phải bản thân người thuyết trình hay doanh nghiệp, dự án của họ, do vậy việc sử dụng hàng loạt các chữ “tôi”, “chúng tôi” vô tình sẽ làm thay đổi đối tượng của bài thuyết trình và mất đi tính hấp dẫn. Do vậy, một lời khuyên khác được đưa ra là: “Đừng tập trung vào bản thân”; đơn giản là thay đổi từ ngữ thành “bạn”, “của bạn” hay “các bạn”.

Trình bày slide

Người thuyết trình thường mắc hàng loạt các lỗi lớn nhỏ khác nhau trong slide của mình như: quá ít slide cho một bài nói, thiếu hình ảnh trực họa, quá nhiều chữ trong một slide, không có sự đồng nhất giữa các slide,... Để giải quyết chúng, Akash Karia đề xuất 10 bước để có một bộ slide tuyệt vời gồm 2 phần lớn: chuẩn bị ý tưởng và trình bày slide.

Đa phần, mọi ngời thờng ngay lập tức bắt tay vào làm slide trên power point, do vậy, đôi khi họ copy-paste toàn bộ đoạn văn bản trong tài liệu Word vào slide. Kết quả tạo ra một thứ được gọi là “slideument” (sự kết hợp của slide và document - một từ do chuyên gia thiết kế bài thuyết trình Garr Reynold sáng tạo ra).

Những gì người thuyết trình thực sự cần làm lúc này là viết hết các ý tưởng lên giấy (một tờ giấy trắng và một cái bút), rồi phác nhanh tất cả các ý tưởng và luận điểm mấu chốt. Đây là khâu động não trong quá trình thiết kế bài thuyết trình.

Dù là một buổi họp nhóm ý tưởng theo lịch ... hay một buổi động não chớp nhoáng (một buổi họp tự phát khoảng 20-30 phút cùng những đồng nghiệp sáng dạ nhất) để tập hợp những cách nghĩ trong giai đoạn đầu đều có thể đem lại lợi ích to lớn

 Kỹ thuật động não là phương pháp hữu hiệu để nảy sinh ý tưởng và các giải pháp sáng tạo.

Tiếp theo là chọn ra những ý tưởng hay nhất từ quá trình động não. Chỉ chọn những ý tưởng then chốt - những ý tưởng cần thiết để truyền tải thông điệp cốt lõi và gạt bỏ tất cả những ý tưởng khác. Phác họa hình ảnh tượng trưng cho ý tưởng đó trên slide, có thể là bảng biểu, đồ thị, hình vẽ, tranh ảnh,...

Nếu bạn phải sử dụng slide, hãy khiến nó thật đơn giản đến đứa trẻ con cũng hiểu được. Chỉ một hình ảnh tượng trưng hoặc một bức hình không có chữ nào là tốt nhất. Vì như vậy, các slide sẽ có khả năng tác động trực tiếp lên nhận thức của người đọc dễ dàng tạo tiền đề giúp cho người nói có thể điều khiển được sự tập trung của khán giả.

Việc sử dụng quá nhiều gạch đầu dòng và nhiều chữ trong slide sẽ khiến người nghe bị rối, thay vì lắng nghe người thuyết trình họ sẽ chọn đọc slide. Như diễn giả chuyên nghiệp Carig Valentine từng nói, “Nếu bạn và slide của bạn đều nói cùng một điều , thì không cần thiết phải có 1 trong hai.”. Do đó, các hình ảnh trực họa dễ hiểu hoàn toàn được hoan nghênh, Seth Godin đưa ra một công thức: Lấp đầy slide bằng những hình ảnh cỡ lớn với thật ít hoặc không có chữ. Sử dụng hình ảnh như một mỏ neo thị giác cho những gì bạn đang nói.

Sau khi đã thiết kế ý tưởng và nội dung cho các slide là vấn đề trình bày nó như thế nào,có rất nhiều thứ cần chứ ý khi thiết kế như: hình ảnh, font chữ, màu sắc,... Một trong những “sự thật hiền nhiên” và tất nhien là được khuyến khích ở đây là việc sử dụng hình ảnh tràn mép sẽ tạo được hiệu ứng tốt hơn từ dưới khán đài, trong hội họa hay nhiếp ảnh có một nguyên tắc thú vị có thể giúp ích cho nhà thuyết trình là nguyên tắc 1/3 hay tỷ lệ 2/5 trong hội họa, đây được coi là những tỷ lệ vàng mà não bộ con người dễ bị kích thích mạnh mẽ khi nhìn vào, trong một slide, khi đặt các dòng chữ thông điệp ở 4 vị trí đó sẽ giúp cho khán giả nhanh chóng bắt được thứ mà bạn muốn truyền tải nhanh hơn.

Trong slide, nếu chỉ sử dụng 1 font chữ sẽ gây ra sự nhàm chán, nhưng nếu quá nhiều sẽ gây ra sự rối mắt, hai font chữ phù hợp với thông điệp là gợi ý từ tác giả để tạo được ảnh hưởng lớn nhất, ngoài ra, việc thử chữ xoay sẽ khiến cho slide độc đáo hơn mà không mất đi tính liên kết trong phần nhìn. Và lại một lần nữa, chúng ta cần phải áp dụng lý thuyết mỹ thuật vào đây, đó là sự tương phản, “contrast” là yếu tố quan trọng để khán giả có thể hiểu được trọng tâm của slide là ở đâu. Tham khảo từ trường phái hội họa Baroque, các họa sĩ thường để những khoảng tối bên cạnh bao quanh chủ thể của bức tranh thay vì những nền background cầu kì để hướng hoàn toàn ánh nhìn của người xem về nhân vật chính.

Chuẩn bị cho bài thuyết trình

Điều cuối cùng để hoàn thiện giai đoạn chuẩn bị cho buổi thuyết trình là khớp bài nói và kiểm tra dụng cụ. Tập luyện nói với slide sẽ giúp tăng thêm tự tin trong buổi slide và check lại một lượt hiệu quả của các slide trong bài. Đóng vai trò là một khán giả và tưởng tượng bản thân trên bục thuyết trình sẽ giúp người nói xác nhận những hiệu ứng mà người nghe sẽ nhận trong buổi thuyết trình.

Ngoài ra, ở chương thứ 15, tác giả đã đưa ra những tips cho các “nhà diễn thuyết” khi trình bày bài nói của mình thật tự nhiên vì đây cũng đồng thời là các lỗi thường gặp của phần đông mọi người.

Trong đó, điển hình của việc quen thiết kế slide nhiều chữ như là một nơi ghi chép, người thuyết trình sẽ có thói quen ĐỌC slide thay vì nói với khán giả, và như tác giả đã nói, khi slide và phần thuyết trình giống nhau, chúng ta cần bỏ đi một thứ. Và thứ cần bỏ đi chính là những slide nhiều chữ kia vì bạn - người thuyết trình, mới là ngôi sao của bài nói này. Ngoài ra, cần phải có lời chuyển dẫn giữa hai slide để tạo được sự liền mạch, trôi chảy của bài nói, đây cũng là những lúc quan trọng để có thể điều chỉnh dẫn hướng sự chú ý quan tâm từ người nghe.

Và cuối cùng, điều mà Akash Karia muốn các nhà thuyết trình làm là “Để cảm xúc tuôn trào”, tựa như các ngôi sao âm nhạc cháy trên sân khấu, người thuyết trình cần phải thể hiện sự tự tin, truyền cảm xúc và niềm phấn khích vào lời nói, dự đoán được phản ứng của khán giả để điều chỉnh nhịp nói của bản thân. Nếu có thể làm như vậy, người thuyết trình đã hoàn toàn có thể cầm trịch được buổi thuyết trình của mình.

Kết: Cuốn sách này không chỉ đưa ra những lời khuyên thiết thực mà còn có những hình ảnh trực họa, ví dụ trực quan về những điều nên và không nên làm, cũng như giải thích nguyên nhân vì sao. Nó biến việc chuẩn bị bài thuyết trình từ một việc đáng sợ thành cơ hội cho chúng ta thỏa sức sáng tạo và thể hiện đam mê lên màn hình qua các slide.

Trong quá trình thiết kế tài liệu, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Hiện nay, nhiều nền tảng trực tuyến cung cấp sẵn các tính năng tiện ích giúp người dùng dễ dàng tạo ra những sản phẩm chuyên nghiệp mà không cần kỹ năng thiết kế phức tạp. Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất là Canva – nền tảng thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện. Canva cung cấp hàng ngàn mẫu thiết kế (template) có sẵn cho nhiều định dạng như CV, slide thuyết trình, proposal, brochure,... Người dùng chỉ cần chọn mẫu phù hợp, thay thế nội dung và hình ảnh theo nhu cầu là đã có ngay một ấn phẩm hoàn chỉnh. Không chỉ vậy, Canva còn hỗ trợ ghép nối, sắp xếp lại các trang và xuất file PDF trực tiếp, giúp quá trình hoàn thiện tài liệu trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn bao giờ hết. (Bạn có thể tham khảo cách ghép nối file PDF đơn giản, miễn phí bằng Canva. ).

Dù sử dụng công cụ nào, điều quan trọng nhất trong quá trình thiết kế vẫn là việc truyền tải thông tin một cách rõ ràng, nhất quán và phù hợp với mục tiêu giao tiếp. Một thiết kế hiệu quả không nhất thiết phải quá cầu kỳ, mà cần có sự hài hòa giữa nội dung và hình thức, đồng thời thể hiện được “chất riêng” của người thực hiện. Việc tận dụng tốt các công cụ hỗ trợ như Canva sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc xây dựng hình ảnh cá nhân hoặc thương hiệu một cách chuyên nghiệp và thuyết phục.

Tác giả: Đặng Phương - Bookademy

Deal mua sách giá tốt hiện có: https://goo.gl/393bZU

----------

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link:https://www.facebook.com/bookademy.vn

Tham gia cộng đồng Bookademy để có cơ hội đọc và nhận những cuốn sách thú vị, đăng ký CTV tại link:https://goo.gl/forms/7pGl3eYeudJ3jXIE3