[Tóm Tắt & Review Sách] "Văn Hoá E - Mail": Xây Dựng Hình Ảnh Cá Nhân Qua E - Mail Reviews

               Trong thời đại công nghệ 4.0, có lẽ chúng ta đã không còn xa lại với e - mail. Một loại hình thư điện tử miễn phí giúp ta gửi thư một cách nhanh chóng, đồng thời khắc phục được những điểm hạn chế của cách gửi thư truyền thống. E - mail có thể được sử dụng vì mục đích cá nhân hay công việc kinh doanh. Tuy nhiên, nếu như không biết sử dụng loại hình thư điện tử này một cách hiệu quả có thể gây hại đến doanh nghiệp của bạn và cản trở bạn phát triển xây dựng hình ảnh cá nhân. Vì vậy, tác phẩm Văn hoá e - mail của tác giả Shirley Taylor sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với loại hình thư tín dụng này. Sách hướng dẫn bạn cẩn trọng khi dùng e - mail và sử dụng e - Mail có suy tính đem đến những hiệu quả tích cực.

1. Thời đại của e - mail cùng những tiềm năng và cạm bẫy.

            Internet - một không gian ảo - nơi mạng lưới thông tin và truyền thông của cả thế giới được mở rộng và phát triển không ngừng. Như các nền văn khác trên thế giới, Internet cũng có những tập quán nhất định. Vì vậy, tác phẩm Văn hoá e - mail, nhất định sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy tắc dành cho e - mail. Trước tiên, ta hãy đề cập đến những chuyển biến trong quá trình hoạt động kinh doanh cùng e - mail như: Giờ đây các nhà quản lý kinh doanh có thể tự đọc e - mail và cập nhật thông tin thay vì cần đến thư ký theo cách truyền thống, hay phần lớn thời gian trong ngày của chúng ta giờ đây để check e - mail, e - mail tăng hiệu quả làm việc cho những người làm việc tại nhà, xu hướng làm việc tại nhà trong thời gian hiện nay càng cho thấy được những tiện lợi của loại hình thư điện tử này,...Theo tác giả, e - mail có thể sẽ là một con dao hai lưỡi, có nhiều lợi nhưng cũng có nhiều hệ lụy đáng lo ngại nếu ta chưa biết cách điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp với loại hình thư tín này. Một hệ quả của e - mail trong nội bộ công tỷ có thể kể đến là việc gửi e - mail một cách dễ dàng làm mọi người đôi khi gửi đi thông điệp nhưng chưa suy nghĩ thấu đáo. Tác giả còn đề cập đến việc sử dụng e - mail ngoài công ty cần phải chú ý đến những chi tiết về ngôn ngữ, giọng điệu, cấu trúc, trình bày để tạo được thiện cảm của người đọc về bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Có thể nói trong thời đại công nghệ hiện tại e - mail rất được ưa chuộng trong giao tiếp bằng văn bản vì một vài lý do như điểm mạnh lớn nhất của e - mail là rẻ không cần mất nhiều chi phí để gửi mail, hữu dụng với những người sống ở các múi giờ khác nhau, thư được chuyển đến người nhận một cách nhanh chóng chỉ trong vài tích tắc, có thể đính kèm các bảng tính, báo cáo, hình ảnh một cách dễ dàng, không bị xâm phạm, có thể chuyển tiếp hay gửi loạt bản sao dễ dàng, có thể sắp xếp mức độ ưu tiên và xem lại lịch sử trò chuyện. Sử dụng thư điện tử bằng thiết bị cầm tay như điện thoại di động tuy tiện lợi nhưng những thông báo của e - mail rất có thể sẽ làm phiền bạn trong những lúc nghỉ ngơi cùng gia đình hay trong một cuộc hẹn gặp khách hàng, bạn bè.Do đó, ta nên tránh việc kiểm tra thông báo từ điện thoại trong bữa tối, tại rạp phim, hay chơi cùng con,... Ngoài mặt trái đã đề cập như trên thì ta không thể phủ nhận được rằng e - mail giúp ta nắm bắt thông tin nhanh chóng, hỗ trợ quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, việc họp qua mạng cũng giúp ta tiết kiệm thời gian và khắc phục những trở ngại về địa lý, e - mail còn là công cụ để kết nối toàn cầu, thông tin được lưu trữ tốt hơn, việc hợp tác làm việc dễ dàng và tiết kiệm. Ở chương đầu tiên, tác giả cũng đưa ra một số bí quyết tận dụng hiệu quả của e - mail. 

             Tiếp theo là bảy sai lầm chết người khi dùng e - mail: e - mail bị trả ngược vì lỗi trong địa chỉ nhận, quá muộn để thu hồi lại một e - mail đã gửi, công việc bị gián đoạn do thông báo của e - mail, dù biết một cuộc gọi sẽ tốt hơn nhưng ta vẫn thường dùng e - mail, chưa dọn dẹp hộp thư và xóa thư đã cũ, gửi thư vội không kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp, cảm thấy hối tiếc khi gửi những lá thư có nội dung riêng tư hay cần được giữ kín quá e - mail và cảm thấy hối tiếc vì đã làm việc đó. Thư điện tử cũng có những sự cố kỹ thuật như thư truyền thống vì thế sách cũng đề ra một số mẹo hữu ích trong vài trường hợp ấy. Không thể kết nối với hộp thư có thể do ta gõ sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu nên hãy kiểm tra lại một cách kỹ lưỡng, hay kết nối mạng của bạn gặp vấn đề khiến bạn không thể kết nối vào hộp thư, e - mail bị trả lại thường do bạn nhập sai địa chỉ người nhận hay vấn đề của máy tính người nhận nên hãy chờ một lát rồi gửi lại, cùng một vài mẹo xử lý những khó khăn khi dùng e - mail cũng được người viết chỉ ra và hướng dẫn một cách rõ ràng cách giải quyết. Dù ta rất thích những tiện ích của e - mail nhưng cũng có những lúc loại hình thư điện tử này lại là một trở ngại khi làm gián đoạn công việc hằng ngày của ta, làm lãng phí thời gian, hay việc quá tải thư trong hòm thư điện tử của bạn,...

2. Quản lý e - mail và cách tạo ấn tượng khi sử dụng.

           Những phần tiếp theo này sách đề ra cho ta những sai lầm khi quản lý e - mail và bí quyết quản lý e - mail hiệu quả. Sai lầm đầu tiên không có sự sắp xếp rõ ràng khi dùng e - mail, mở từng thư và đọc nhiều lần trước khi trả lời, làm những công việc không phải chuyên môn, để quá nhiều thư trong hòm thư nhưng không hề đọc, không hồi đáp thư của người gửi một cách rõ ràng và đầy đủ, chưa tận dụng triệt để các chức năng quản lý thư, dành nhiều thời gian để viết e - mail. Và giải pháp cho những điều trên là xếp các e - mail vào các thư mục, suy nghĩ đến việc tắt thông báo khi làm những việc quan trọng, thường xuyên dọn dẹp thư, để tiện cho việc tham chiếu cần thiết lập bộ lọc hoặc quy tắc phân loại e - mail tự động, để phù hợp với tình hình thực tế có thể thay đổi nội dung thư trả lời tự động nếu cần thiết, lưu bản sao của các thư quan trọng. 

            Sử dụng " cc " để gửi thư để cho những người cần được biết thông tin nhưng không nhận chính. Và dùng " bcc " để gửi cho những người muốn giữ kín việc bạn gửi mail cho họ. Một lưu ý nhỏ được tác giả đề cập là trước khi nhấn nút gửi hãy kiểm tra đánh mục " cc " và " bcc ". Sách cũng đã hoá giải một định kiến rằng nếu ta cảm thấy không có lý do gì phải phàn hồi e - mail thì không cần thiết phải phàn hồi tất cả e - mail.

           Sai lầm khi chuẩn bị soạn thư có thể kể đến quên đặt tiêu đề có thể dẫn đến việc thư được gửi đến bị nằm trong hộp thư rác ( spam ), " cc " cho nhiều người mà chưa suy nghĩ, không có lời chào hỏi hoặc tạm biệt khi gửi thư điều này có thể gây ấn tượng không tốt với người nhận lá thư của bạn, luôn dùng cụm " trân trọng " cuối thư cũng không phải là một điều tốt nhất để kết thúc một lá thư, không thiết lập chữ kí tự động cho e - mail, tổ chức của bạn không có mẫu thông tin miễn trừ trách nhiệm tiêu chuẩn, quên đính kèm tập tin quan trọng. Tại phần này của quyển sách tác giả cũng hướng dẫn cách viết tiêu đề thư chuẩn SMART. Cách viết lời chào và lời kết cho e - mail để thể hiện sự trang trọng. Biết cách sử dụng chữ ký tự động và cách thay đổi chúng, đồng thời không lạm dụng nút " phản hồi tất cả ". Kèm những lời chúc tốt đẹp thể hiện sự quan tâm của bạn đến người đọc. Và hãy nhớ đính kèm những tập tin cần thiết theo hướng dẫn của sách.

3.Sử dụng e - mail an toàn và bảo mật.

     Việc an toàn và bảo mật thông tin là một vấn đề quan trọng khi sử dụng e - mail. Ở phần này, tác giả Shirley Taylor đã liệt kê ra một danh sách về những sai lầm về việc lạm dụng e - mail. Sai lầm đầu tiên là không biết soạn là gì, phản hồi lời phàn nàn khi nhận được thư rác, gửi loạt thư chào hàng cho khách hàng dù họ không có yêu cầu, e - mail gửi hàng loạt ( e - mail blast ) lúc nào cũng dài mấy trang, ghi tất cả địa chỉ của người nhận vào mục “ Đến “ (“ To “) khi gửi Mail cho nhiều người, chuyển tiếp e - mail đến nhiều người phòng trường hợp xấu xảy ra, mất nhiều thời gian tìm kiếm chuyện cười trên mạng và gửi chúng cho bạn bè. Cũng như những phần trên chương này cũng đề ra những bí quyết để dùng e - Mail an toàn như biết cách nhận biết thư rác có hại và vô hại ( theo tác giả, thư rác có hại thường là thư dụ dỗ ta nhấn vào một trang nào đó, tiếp thị cho một sản phẩm và lời khuyên là ta không nên phản hồi những thư như vậy, cũng có những loại thư rác tốt cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích hay không lừa ta thực hiện những hành vì phạm pháp, do đó hãy tỉnh táo khi nhận được thư rác). Một vài bí quyết để dùng Mail an toàn có thể kể đến là không cung cấp thông tin cá nhân như mật khẩu, thẻ tín dụng, thông tin cá nhân ra ngoài, không chuyển tiếp và trả lời thư rác hay thư dây truyền,... Việc tải truyện cười và phim hoạt hình cũng có thể gây khó chịu cho một số người nhận, vì thế trước khi gửi truyện cười hoặc đoạn hoạt hình hãy tự hỏi xem họ có thích những thứ đó không. Có nhiều thời điểm e - mail có thể bị xâm phạm như máy chủ của công ty hoặc của ISP bị hacker tấn công, e - mail có thể bị can thiệp trước khi nó rời khỏi máy chủ công ty,... Do đó, một vài quy tắc vàng được đề ra trong sách: nên sử dụng mật khẩu dễ nhớ, hạn chế cho người khác biết mật khẩu hòm thư của bạn và thường xuyên thay đổi mật khẩu, thoát khỏi phần mềm e - mail trước khi rời bàn làm việc, dùng chức năng bảo vệ màn hình ( screen saver ) với một mật khẩu bảo vệ. Dùng tường lửa và mã hoá cũng lời khuyên vô cùng hữu ích của tác giả.

4.Chuẩn mực trong ứng xử e - mail

          Trau chuốt kỹ năng ngữ pháp của bạn là bước đầu tiên trong phần này. Vì chính tả và ngữ pháp là những tiêu chuẩn để người đọc nhìn nhận bạn. Hoàn thiện kỹ năng đánh dấu câu sẽ giúp người đọc nhận ra chỗ ngắt câu thông qua việc bạn nhấn giọng, ngừng nghỉ như khi sử dụng hình thể. Tránh những lỗi về thiếu/thừa thành phần chính của câu. Viết ra những điều tích cực giúp tạo ấn tượng của người đọc dành cho bạn. Sử dụng thể chủ động giúp bài viết trở nên thú vị và sống động hơn, giọng văn gần gũi và tự nhiên, thu hút người đọc, thể hiện được tinh thần trách nhiệm, làm bài viết rõ ràng, cụ thể và súc tích, ngắn gọn. Chăm chút lá thư để tránh gây cảm giác khó chịu cho người đọc. Khi sử dụng e - Mail để tán gẫu với bạn bè, một số người thường sử dụng những từ viết tắt để tiết kiệm thời gian, nhưng hãy chắc chắn rằng người đọc có thể hiểu chúng. Cũng như việc viết tắt khi dùng e - mail, việc sử dụng những biểu tượng cảm xúc thường được dùng trong các lá thư mang tính cá nhân. Những biểu tượng cảm xúc trong e - mail có thể khắc phục việc thiếu yếu tố phi ngôn từ. Chúng giúp thể hiện giọng điệu, cảm xúc khi giao tiếp qua văn bản. Và cuối cùng là chuẩn mực ứng xử trên mạng. Đừng bao giờ phản hồi quá lâu là một trong những chuẩn mực đầu tiên. Tiếp theo là ghi đúng địa chỉ e - mail để đỡ mất thời gian khi chuyển thư đến người nhận. Việc nhấn nút capslock ngay cả khi bạn muốn nhấn mạnh điều gì đó cũng giống như bạn đang là hét vào mặt người đọc và bị coi là thô lỗ, vì thế nút capslock cũng chẳng mang lại lợi ích gì. Không cần quá trang trọng trong e - mail và suy nghĩ về tiêu đề e - mail để làm nổi bật thư của bạn dưới mắt người đọc. Sử dụng câu và đoạn văn ngắn giúp người đọc dễ hiểu, dễ đọc thư. Dùng danh sách liệt kê cũng là một cách để thể hiện sự bắt mắt và làm rõ nội dung khi cần thiết. Làm gọn những câu dài lê thê để tranh câu văn của bạn trở nên luộm thuộm. Đảm bảo lá thư của bạn chính xác, ngắn gọn, được trình bày hấp dẫn và cấu trúc logic. Theo cách đó, người đọc thư sẽ dễ dàng hiểu được nó. Bạn không thể thu hồi thư đã gửi đi do đó, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng trước khi nhấn nút “ gửi “.

 5. Xây dựng những mối quan hệ tuyệt vời qua e - mail

           Để phát triển mối quan hệ và tạo sự liên kết với người khác tác giả đã đề ra những việc như gọi người khác bằng tên ở đầu thư và kết thư bằng tên của bạn. Nếu sử dụng những từ ngữ khó hiểu, có ý nghĩa đặc biệt thì hãy giải thích chúng trong thư. Để không muốn bị hiểu lầm là lạnh lùng thì hãy thể hiện sự thân thiện và tạo nên sự khác biệt. Cho người đọc thấy được sự bản lĩnh và tự tin bằng cách viết thư rõ ràng, nhã nhặn, tránh sự vòng vo. Bày tỏ sự thấu cảm là một điểm cộng trong thư giúp đưa đến cảm nhận, quan điểm của bạn về một vấn đề được cập nhật trong thơ. Để người đọc cảm nhận nụ cười của bạn khi viết thư hãy khoan đi vội vào nội dung chính mà trước tiên bạn nên tỏ ra nồng nhiệt và thân thiện, thay vì chỉ chăm chăm nói về công việc không có chút cảm xúc hãy dùng những từ ngữ có tính cảm xúc tạo sắc thái cho bài viết. Và sau cùng là dùng ngôn ngữ tượng hình vẽ ra bức tranh những điều bạn muốn nói. Sách cũng đề cập một vài bí quyết để tạo mối quan và vun đắp thiện cảm với người đọc. Điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói, sử dụng câu văn đầy đủ, ngắt đoạn đúng chỗ. Không những thế hãy nhắm vào cả việc tạo dựng mối quan hệ với khách hàng - cả về nội dung lẫn hình thức, đồng thời thể hiện sự quan tâm, cảm xúc, tình cảm vào thư.

 6. Cảm nhận cá nhân

           Việc đọc văn hoá e - mail cũng như tham gia một khóa học về kỹ năng viết thư của tác giả Shirley Taylor. Sách rất hữu ích cho những ai đang có ý định xây dựng thương hiệu cá nhân và còn cho tất cả mọi người. Giúp ta biết được cách ứng xử trong giao tiếp qua loại hình thư điện tử này. Có lẽ, trước khi đọc qua quyển sách này việc dùng e - mail của tôi như việc nhắn tin qua zalo hay messenger nhưng giờ đây việc dùng mail thực chất như cách viết một lá thư thực thụ. Ngoài những điều được nhắc đến như trên sách còn đề cập đến nhiều điều về e - mail và cách để viết một e - mail chất lượng.

 

Tóm tắt bởi: Bảo Ngọc - Bookademy

 Hình ảnh: Hoài An

--------------------------------------------------

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ "Tên tác giả - Bookademy." Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.